Google ドライブで小規模ビジネスを成功に導く 5 つの方法

※この投稿は米国時間 2025 年 3 月 19 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

毎年、約 470 万もの新しい企業が米国経済に参入するなか、小規模ビジネスは時代の変化に対応し、競争力を維持するために日々努力しています。適切な情報をすばやく見つけられるか、重要なファイルやプロジェクト フォルダを一元管理できるかといったことが、ビジネスの成長や停滞の分かれ目になることもあります。Google Workspace や Google ドライブなどのツールを活用してビジネスを前進させている素晴らしい事例は、全米 50 州のみならず、世界中の小規模ビジネスに数多く存在します。

以下に、小規模ビジネスが Google ドライブを活用して成功を収めるための 5 つの方法をご紹介します。

1. Gemini in ドライブを使用して重要なプロジェクトを瞬時に把握する

プロジェクトを理解するために何百ものファイルやフォルダを手作業で調べる代わりに、Gemini in ドライブを使用して、長文のドキュメントやプロジェクト フォルダ全体の要約を取得できます。「前四半期のソーシャル メディア キャンペーンの予算はいくら？」といったフォルダに関する具体的な質問を Gemini に質問することもでき、すべてのドキュメントを検索しなくても、必要な詳細情報を簡単に取得できます。

2. Gemini in ドライブで検索して必要なファイルを見つける

ファイルが大量にあり、各ドキュメントの内容を覚えていなくても、Gemini を使用すれば必要なファイルを見つけることができます。会議の前にプレゼンテーションやメモをすぐに見つける必要がある場合など、ドライブのサイドパネルにある Gemini を使用すれば、簡単なプロンプトで必要なファイルをすばやく表示できます。「税務フォームの 941 と 1040 を見つけて」や「2025 年の Google 広告戦略のプレゼンテーションを表示して」といったプロンプトを入力するだけで、数秒でファイルを用意できます。

3. 電子署名を使用して契約書の下書き作成や署名を簡素化

契約書の下書きを作成する、署名を集めるために送信する、保存のために最終版を再アップロードするといった作業を複数のアプリケーションで行う代わりに、すべてを Google ドライブで行うことができます。たとえば、契約書の PDF を Google ドライブにアップロードする、Google ドキュメントで新しい契約書の下書きを作成する、再利用可能な契約書テンプレートとして保存する、署名者から署名や追加情報（役職など）を収集するといった作業を簡単に行えます。これにより、すべてのベンダー、メーカー、顧客、従業員が滞りなく契約を更新できるようになります。

4. 共有ドライブでプロジェクト ファイルを整理し、コラボレーションを維持

プロジェクト ファイルを適切に整理するのは難しい場合があります。たとえば、従業員や契約社員が退職すると、彼らが所有していたファイルにアクセスできなくなることもあります。プロジェクトやチームで共有ドライブを使用すれば、ファイルの作成者が組織から離れても、引き続きファイルにアクセスできます。共有ドライブのファイルは個人ではなくチームに属しているため、たとえば、オンボーディング ドキュメントを作成したマネージャーが退職した場合でも、そのドキュメントが共有ドライブに保存されていれば、簡単にアクセスできます。

5. 紙ベースのドキュメントをスキャンして、Google ドライブ モバイルアプリでどこからでもアクセス

Google ドライブのスキャナ機能を使えば、簡単にドキュメントを整理してどこからでもアクセスできます。この機能は、Google ドライブのモバイルアプリで利用でき、領収書、メモ、複数ページの書類などを PDF に変換して、簡単に保存や共有ができます。アップロードした PDF を Google ドライブで検索することもできるので、たとえば、出張の領収書をスキャンして保存しておけば、経費を提出するときにすぐに見つけることができます。

Google ドライブは、情報を管理し、効果的にコラボレーションを行い、生産性を高めるための、強力で効率的な方法を提供します。単なるファイルの保存場所としてだけでなく、小規模ビジネスの業務を整理するための中心的なハブとして利用できます。Google ドライブを活用して仕事のやり方を変え、貴重な時間とリソースを解放し、本当に重要なこと、すなわちビジネスの成長に集中しましょう。