ご質問への回答: Google カレンダーで生産性を高める方法

※この投稿は、2024 年 4 月 25 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

このたび、新シリーズ「ご質問への回答」をスタートします。Google のエグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin が、Google Workspace でよりスマートに作業する方法について皆様のご質問にお答えします。あらゆる規模の企業が Gemini for Google Workspace を使用してどのように生成 AI の力を活かせるかについても、詳しく解説します。Laura の新しい著書『Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing』からのご提案もお話しします。この本の詳細については、Laura のウェブサイトをご覧ください。

最初のご質問は、クラウド イネーブルメント分野にお勤めの Candice E. さんからいただきました。

「Laura さんが 2022 年に書いた有益なブログの中で、サイレント モードの使用について言及されていました。そのおかげで、仕事の仕方が生産性の面でがらりと変わりました。Google カレンダーに少し時間を取られすぎているので、どのようにカレンダーを使いこなせば生産性を上げられるかもっと聞きたいです。」

Candice さん、ご質問ありがとうございます！

カレンダーを使用して生産性を上げる方法はたくさんあります。時間とミーティングを最大限に活かせるフレームワークについてご説明します。

流れを把握する

時間の管理は、単にカレンダー上でイベントのスケジュールを立てることだけではありません。一日のリズムや、いつ、どこで、自分に最も活力があって最高の仕事ができるかを考えてみてください。午前中と午後で、どちらの方が集中しやすいか。それとも夜になってからの方が集中できるか。オフィスにいるときと在宅勤務で、どちらの方が生産性が高いか。または外に出てカフェや図書館で作業する方が好きか。適切なタイミングで適切な仕事を入れているか。活力が最大だと感じる時間帯に最も影響の大きいタスクを集中して行い、業界の最新ニュースを読んだり同僚とコーヒーを飲みながらおしゃべりしたりといったタスクは活力が低めの時間帯に置いておきましょう。すべての時間帯が同じではないことを忘れないでください。

成功のためのスケジュールを立てる

1 日のうちで自分の生産性が最も高い時間帯を特定したら、分析作業や戦略的なタスク、その他の高い集中力を求められる作業のためにその時間を取っておきます。その時間を「サイレント モード」のイベントとしてカレンダーにスケジュール設定することで、その間は邪魔されたくないことを同僚に知らせ、チャットやスペースを自動的にミュートします。サイレント モードの作業は週に 2～3 回スケジュール設定することを目指しましょう。

カレンダーに空きがあるからといって新しい会議の予定を入れるのではなく、タイプや内容、場所ごとに会議をグループ分けします。たとえば、自分がオフィスにいる水曜午後に、直属の部下全員と会議をするなどです。カレンダー内の勤務場所や勤務時間、自分の勤務場所での会議への出欠確認を必ず設定しましょう。そうすることで、何を行うかが全員にわかります。

プロ並みのミーティング管理

カレンダー ツールは、会議のスムーズな運営を助けてくれます。世界時計を使用して異なるタイムゾーン間でスケジュールを設定し、世界中にいる同僚の時間を尊重しましょう。デフォルトの会議時間を 15 分に変更して、ディスカッションに必要な最低限の時間のみをスケジュール設定します。Google ドキュメントでカレンダーの招待状を作成したり、Gmail や Chat 内でイベントをスケジュール設定したりします。会議メモも、カレンダーの予定に作成するようにします。

クリエイティブで協力的かつ効果的な会議を支援する

Google Meet で Gemini を使って会議用の楽しい背景画像をデザインすることで、創造性を発揮しましょう。Gemini を活用してGoogle Meet 内で Google 翻訳を使用すれば、世界中にいるチーム メンバー全員が、あなたがスケジュール設定した会議に平等に参加できます。Google Meet から送信されるカレンダーの招待状に記載した添付資料へのアクセスを簡単にすることで、主要なトピックがわかるようにします。

適切なイベントに確実に集中する

作業のカテゴリーや優先度に応じて、カレンダーを色分けします。次に時間の分析情報を使用して、自分がどこで誰と時間を過ごしているかについての正確なリアルタイム データを取得します（イベントの色別に内訳も示されます）。時間の分析情報を数週間ごとにチェックして、作業が適切な時間帯に行われているか、スケジュールの中にサイレント モードの時間を増やす必要があるかを確認します。自分の作業負荷に最適な状態でカレンダーを維持するように調整を行います。

Workspace コミュニティ フォーラムにすでに参加されている場合は、Google Workspace Q＆A から質問を送信できます。参加されていない場合は、asklaura@google.com までご質問をお寄せください。

このほかにも、生産性を上げるためのヒントをぜひお読みください。

-Google、エグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin