AI로 신경다양성을 포용하는 업무 환경을 조성하는 방법

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많은 사람들이 근무 시간에 집중력을 유지하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 확인해야 할 이메일, 채팅, 문자 메시지가 수십, 수백 개 쌓이고 캘린더를 가득 채운 회의 알림이 쉴 새 없이 울립니다. 인구의 약 20%를 차지하는 신경다양인은 이러한 상황에서 더욱 극심한 압박을 느낍니다.

두뇌가 정보를 처리하는 방식에 상관없이 인간은 모두 실행기능이라는 인지 처리 과정을 거칩니다. 실행기능은 우선순위를 정하고, 계획을 세우고, 집중하고, 일을 처리하도록 도와주는 머릿속의 프로젝트 매니저와 같습니다. 프로젝트 매니저가 과부하 상태가 되면 모든 방해 요소들이 더욱 크게 느껴져 업무 수행이 어려워집니다.

Understood.org는 ADHD 및 난독증과 같은 증상으로 인해 자신의 두뇌 유형에 맞지 않게 설계된 세상에서 어려움을 겪는 개인 또는 그들의 자녀가 학교, 직장, 일상에서 원활하게 생활할 수 있도록 지원하고 있습니다. 이 비영리단체는 전문가 주도 도구 및 리소스, 방대한 콘텐츠 라이브러리, 글로벌 팟캐스트 네트워크 등을 통해 매년 2,000만 명 이상에게 서비스를 제공하고 있습니다. 최근 이 조직은 Google의 한 팀과 협력하여 Gemini 기반 Google Workspace와 같이 이미 업무 공간에서 널리 사용되고 있는 AI 도구가 실행기능장애를 극복하고, 최고의 성과를 내고, 성공적인 업무를 방해하는 장애물을 줄여 궁극적으로 보다 신경다양성에 포용적인 업무 환경을 만드는 데 어떤 도움이 될 수 있는지 살펴봤습니다. 아래에서 주요 내용을 참고하실 수 있습니다. 효과적인 업무를 위한 신경다양성 가이드 전문을 다운로드하려면 여기를 확인하세요.

실행기능 저하 이해하기

누구나 실행기능 저하를 경험합니다. 모든 인간의 뇌는 때때로 우선순위를 관리하고, 집중력을 유지하고, 작업을 정리하는 데 어려움을 겪습니다. 하지만 두뇌 속 프로젝트 매니저 기능이 오히려 목표 달성을 방해하여 보다 만성적인 문제를 겪는 사람도 있습니다. 실행기능 저하는 일반적인 지능과는 관련이 없습니다. 지능이 매우 높더라도 업무를 제시간에 완료하는 데 어려움을 느낄 수 있습니다. 유명한 심리학자이자 작가이며 오랫동안 Understood.org에서 전문가로 활동해 온 Thomas E. Brown 박사가 실행기능 저하를 이해하기 위한 프레임워크를 개발했습니다. 이 프레임워크는 ADHD에 초점을 맞춰 개발되었지만 대체로 누구나 일상 업무에 적용할 수 있습니다. 이 모델은 실행기능을 다음과 같은 범주로 분류합니다.

• 활성화: 동기 부여가 되지 않더라도 업무를 정리하고 우선순위를 정하며 작업을 시작합니다.
• 집중력: 작업에 지속적으로 집중하고 필요할 때 초점을 전환하며 방해 요소를 걸러냅니다.
• 노력: 주의력을 조절하고 지속적으로 노력하며 처리 속도를 유지합니다.
• 기억력: 정보를 머릿속에 담아두고 활용하며(작업 기억) 이전에 저장해둔 정보를 필요할 때 떠올리는 능력(회상)입니다.
• 행동: 자신의 행동을 모니터링하고 충동적인 말이나 행동을 제어하며 행동을 수정합니다.
• 감정: 좌절감, 걱정, 실망감 등의 감정을 관리하여 업무에 지장을 주지 않도록 합니다.

AI 도구는 실행기능장애가 있는 사람들의 일상을 획기적으로 변화시킬 수 있습니다. 아래에서 AI가 어떻게 실행기능을 전반적으로 지원할 수 있는지 공유하고, 도움이 될 만한 Gemini 기반 Google Workspace의 특정 기능도 몇 가지 소개합니다.

활성화 시작

빈 문서를 한 시간 동안 멍하니 바라보고 있다면 활성화에 '지연'이 발생한 것입니다. 활성화란 작업을 시작하는 데 필요한 정신적 노력입니다. AI는 초안이나 개요를 생성할 수 있는 강력한 도구입니다.

Workspace를 사용하면 Google Docs의 동영상 제작 도우미에 프로젝트와 관련된 파일을 기반으로 초안을 작성해 달라고 요청할 수 있습니다. 동료와 회의할 시간을 잡기 어렵다면 Calendar의 Gemini를 일정 어시스턴트로 활용하면 됩니다. 직접 고민할 필요 없이 Gemini에게 "이번 주 팀 회의 후 얀과 보리스와 1시간 동안 회의를 해야 해"라고 말하면 Gemini가 비어 있는 시간대를 찾아줍니다.

집중력 유지

시작뿐만 아니라 집중력 유지에도 어려움을 겪는 사람들이 많습니다. 발전된 AI 기술의 도움을 받아 캘린더를 관리하면 혼자 일하거나 여럿이 회의할 때 집중력을 유지할 수 있습니다.

예를 들어 Google Calendar에서 방해 금지 시간을 지정하면 Chat 알림이 자동으로 음소거되어 방해 요소를 줄일 수 있습니다. 동시에 듣고 메모하기가 어렵다면 Google Meet의 자동 회의록 기능을 사용해 보세요. Gemini가 세부정보를 기록해 주므로 대화에 집중할 수 있습니다. 회의가 끝난 후에는 요약과 작업 항목까지 포함된 정리된 회의록을 모든 참석자에게 이메일로 보내줍니다.

업무 전환도 집중력을 저해하는 요인입니다. 여러 프로젝트와 대화를 오가며 작업하는 경우 Chat의 Gemini 측면 패널에 "이 대화목록의 최신 메시지를 요약해 줘"라고 요청하면 밀린 메시지를 일일이 확인할 필요가 없습니다.

에너지 관리

정신적 에너지를 관리하는 것은 배터리를 관리하는 것과 같습니다. 특히 에너지가 빨리 소진되는 작업이 있기 마련입니다. AI에게 번거로운 업무를 맡김으로써 비축한 에너지로 아이디어를 구상하거나 깊이 있게 사고할 수 있습니다.

예를 들어 Workspace의 Gemini에게 긴 이메일 대화목록이나 복잡한 문서를 요약해 달라고 지시할 때 "가장 중요한 세 가지 요점을 알려 줘"라고 요청할 수 있습니다. 또한 사람마다 오디오나 시각 자료 등 선호하는 형식이 다르고 다양한 형식을 활용할 때 더 효과적인 경우가 많으므로 Gemini Notebook과 같은 도구를 사용하여 블로그, 조사 보고서, 프레젠테이션 등 일련의 소스를 팟캐스트, 마인드맵, 인포그래픽으로 변환할 수 있습니다.

작업 기억 지원

작업 기억은 일시적으로 정보를 기억할 수 있게 해주는 능력입니다. 이 능력이 한계에 다다르면 세부정보가 누락될 수 있습니다. 이때 AI가 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어 Gemini는 회의 중에 놓친 내용을 다시 확인할 수 있도록 자막을 표시하고 스크립트를 생성하여 더 많은 정보를 기억하게 도와줍니다. Drive의 AI 기반 검색을 사용하면 작업 중인 프로젝트의 파일 이름을 정확히 기억하지 않아도 됩니다. 예를 들어 Drive의 Gemini에게 "지난달 예산 스프레드시트 중 녹색 차트가 있는 파일을 찾아 줘"라고 요청할 수 있습니다. 정확한 제목을 몰라도 맥락만 기억하면 됩니다.

의도가 담긴 소통과 행동

직장에서 눈치를 살피고 말의 어조를 파악하는 일이 스트레스가 될 때가 있습니다. 이메일의 어조가 의도와 일치하는지 확인하거나 회의에 생산적으로 기여하기 위해서는 때때로 도움이 필요합니다.

Gemini가 어조를 확인하여 메시지가 의도대로 정확히 전달되도록 도와줍니다. 까다로운 이메일을 보내기 전에 Gemini에게 "내용이 전문적이고 건설적으로 느껴져?" 또는 "경영진에게 프로젝트 지연에 대해 보고할 때 어떻게 하면 적극적으로 대책을 마련하고 있다는 인상을 줄 수 있을까?"와 같은 질문을 해보세요. 이메일을 보내고 나서 후회한 적이 있다면 Gmail에 30초 지연을 설정하여 한 번 더 생각할 시간을 가질 수도 있습니다. 회의에서 Meet의 손들기 기능을 사용하면 발언 의사를 밝힐 수 있습니다. 그러면 대화가 순조롭게 진행되며 타인의 말을 중간에 끊는 것에 대한 부담 없이 모든 참석자가 의견을 개진할 수 있습니다.

효과적인 업무를 위한 신경다양성 가이드에서 더 많은 팁을 확인하세요.

모두를 위한 개선

신경다양성을 포용하는 업무 환경을 조성하면 신경다양인뿐만 아니라 모든 직원과 팀이 최고의 업무 성과를 내는 데 방해가 되는 장벽을 낮출 수 있습니다. 학습과 사고의 다양성은 지구의 생물 다양성만큼이나 사회에 중요합니다. 조직에는 다양한 사고방식을 가진 팀원이 필요합니다. AI는 개개인의 신경학적 특성에 맞게 업무를 맞춤설정해 줍니다. 처음에는 사소한 도움일지라도 시간이 지나면 작은 변화가 쌓여 큰 차이를 만들어냅니다. 직장 문화가 다양성을 포용할 때 모두가 함께 성장할 수 있습니다.