프롬프트 작성 시간 단축: Workspace Intelligence가 맞춤형 지원을 제공하는 6가지 방법

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앱을 열고 빈 프롬프트 상자를 바라보며 원하는 결과를 얻기 위해 무엇을 입력해야 할지 고민했던 경험은 누구나 한 번쯤 있을 것입니다. 예전 파일을 찾아보고, 회의 메모를 복사하여 붙여넣고, AI가 작성한 초안을 내가 쓴 것처럼 고치기도 해야 합니다. 이처럼 프롬프트 작성에는 상당한 노력이 필요합니다.

지난 4월에 발표한 Workspace Intelligence는 Gmail, Docs, Drive 등 매일 사용하는 도구가 사용자의 업무를 실시간으로 통합하여 이해할 수 있게 해 주는 새로운 기술 계층입니다. 이 기능은 Google Workspace 앱에 내장되어 있어 긴 프롬프트를 작성하거나 개별 파일에 태그를 지정할 필요 없이 팀과 프로젝트에 대한 이해를 바탕으로 관련 정보를 자동으로 연결해 줍니다. 따라서 별도의 설정 없이도 즉시 맞춤형 지원을 받을 수 있습니다.

Workspace Intelligence를 통해 AI의 지원을 한 단계 업그레이드할 수 있는 6가지 방법을 소개합니다.

1.Google Chat: 복잡한 업무 프로젝트를 놓치지 않고 파악하기

이전: 중요한 작업과 프로젝트 관련 의사결정이 수많은 채팅 메시지에 묻혀 버리기 쉽기 때문에 프로젝트에 대해 자세히 알아보거나 자신에게 배정된 작업 항목을 확인하려면 여러 파일을 일일이 검색해야 했습니다.

이후: 업무 컨텍스트를 이해하는 통합 명령 센터를 활용할 수 있습니다. Chat에 내장된 Gemini에게 물어보기 기능은 하루의 주요 업데이트가 포함된 일일 브리핑을 제공합니다. 또는 팀 전체의 안전한 기술 자료*를 검색하는 데 사용할 수도 있습니다.

2. Drive: 파일을 뒤지는 대신 바로 답변 얻기

이전: 팀원이 문서를 어디에 저장했는지 몰라 키워드와 정확한 파일 이름을 추측하고, '그 업데이트를 어디서 봤더라?'라고 생각하며 파일을 하나씩 열어 정보를 찾아야 했습니다.

이후: 지속적으로 업데이트되는 기술 자료를 활용할 수 있습니다. AI 개요를 사용하면 모든 파일을 살펴보고 빠르게 답변을 얻을 수 있습니다. 또는 Drive의 Gemini에게 물어보기 기능을 사용하여 파일에 관해 대화하듯 질문하고 관련 문서를 Drive 프로젝트로 그룹화할 수 있습니다.

3. Gmail: 내가 쓴 것 같은 초안을 한 번에 작성하고 받은편지함의 불필요한 정보 줄이기

이전: AI로 업데이트 관련 초안을 작성하더라도 내가 직접 쓴 것처럼 보이려면 많은 수정과 지시가 필요했습니다. 그래서 절약한 시간은 결국 이메일을 다듬는 데 써야 했죠. 또는 특정 프로젝트의 기록을 찾기 위해 긴 이메일 대화 내역을 뒤지거나 모든 이메일을 하나씩 읽어야 했습니다.

이후: 맞춤화된 초안을 빠르게 작성하고 받은편지함의 불필요한 정보를 줄일 수 있습니다. 글쓰기 도우미는 사용자의 업무 관계, 팀 계층 구조, 최근 프로젝트 기록을 이해하므로 주제에 대한 기본 지식을 바탕으로 사용자의 어조를 반영한 맞춤형 이메일 초안을 작성해 줍니다. 또한 AI 받은편지함*은 업무 컨텍스트를 활용하여 긴급한 작업 항목과 프로젝트 상태를 강조해서 보여줍니다.

4. Docs: 빈 페이지에서 시작해 멋진 결과물 완성

이전: 빈 페이지를 바라보며 여기저기 흩어져 있는 파일을 찾고, 링크를 붙여넣고, 복잡한 프롬프트를 직접 작성해야 했습니다.

이후: 목표를 설명하기만 하면 컨텍스트에 맞는 맞춤형 문서 초안을 얻을 수 있습니다. Gemini가 최근 파일, 채팅, 이메일, 메모에서 관련 정보를 자동으로 연결하여 일관된 스타일로 완성도 높고 인용 가능한 초안을 작성해 줍니다.

5. Slides: 최소한의 프롬프트로 브랜드 자료 만들기

이전: 슬라이드를 일일이 만들고, AI를 사용할 때도 프롬프트에 상세한 브랜드 가이드라인을 입력해야 했지만, 결과물의 서식이 올바르지 않은 경우도 있었습니다.

이후: 조금만 다듬으면 바로 사용할 수 있는 멋진 프레젠테이션을 만들 수 있습니다. Workspace Intelligence가 팀의 기존 프레젠테이션과 브랜드 템플릿을 확인하여 즐겨 사용하는 글꼴과 스타일에 맞는 편집 가능한 슬라이드를 생성해 줍니다.

6. Sheets: 흩어져 있는 데이터를 체계적인 스프레드시트로 변환하기

이전: 스프레드시트를 처음부터 만들기 위해 몇 시간씩 들여 숫자를 복사하고, 복잡한 수식을 작성하고, 계산 오류를 수정해야 했습니다.

이후: 자연어 기능을 사용하여 손쉽게 스프레드시트를 만들 수 있습니다. Gemini가 파일과 Workspace 앱의 컨텍스트를 활용하여 쉽게 조정할 수 있는 기본 수식이 포함되었으며 자유롭게 편집 가능한 실시간 표를 만들어 줍니다.

Workspace Intelligence의 작동 방식

프롬프트 작성 전문가가 될 필요도, 플러그인을 설치할 필요도 없습니다. Workspace Intelligence는 다음 네 가지 핵심 요소를 바탕으로 안전하게 자동으로 작동합니다.

• 정보 수집: 여러 앱에서 배경 정보를 수집하여 모든 프로젝트의 전체적인 맥락을 파악하므로, 사용자가 작업을 수행할 때 필요한 정보를 바로 제공합니다.
• 상황 인식: 함께 일하는 사람과 진행 중인 프로젝트를 바탕으로 현재 업무에서 가장 중요한 것이 무엇인지 파악하여 긴급한 작업에 주의를 기울일 수 있도록 알려줍니다.
• 진정한 개인화: 이전 업무를 바탕으로 사용자의 역할과 업무 관계는 물론, 고유한 업무 스타일, 글쓰기 어조, 선호하는 서식 등을 학습합니다.
• 별도의 설정 불필요: 바로 사용할 수 있습니다. 사용자나 IT 관리자가 커넥터를 구성하거나 설정을 조정할 필요가 없으므로 즉시 시작할 수 있습니다.

엔터프라이즈급 보안, 개인 정보 보호, 제어 기능 기본 제공

Workspace Intelligence가 대답을 생성하기 위해 조직의 정보에 액세스할 때는 엄격한 보안 및 개인 정보 보호 약속 및 제어 기능을 준수합니다.

• 사용자의 데이터는 사용자가 소유: 사용자의 콘텐츠는 판매되거나 광고에 사용되지 않으며 허가 없이 Gemini 모델 학습에 사용되지 않습니다.
• 기존 권한 적용: Gemini는 사용자가 이미 볼 수 있는 권한을 가진 데이터에만 액세스합니다. 사용자가 파일을 열 수 없다면 Workspace Intelligence도 파일을 열 수 없습니다.
• 소스 유형 제어: 관리자는 Workspace Intelligence에 대한 완전한 제어 권한을 유지합니다. Gemini가 특정 Workspace 서비스(Gmail, Drive, Calendar 또는 Chat)를 적극적으로 검색하도록 사용 설정하거나 중지할 수 있습니다. 관리자는 특정 데이터 유형 또는 조직 단위에 클라이언트 측 암호화를 적용하여 AI 시스템이 조직의 최고 기밀 데이터에 액세스하지 못하도록 제한할 수도 있습니다.

지금 시작하세요

Workspace Intelligence를 사용하면 시간을 절약하고 가장 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 간단한 프롬프트로 시작하여 앱이 어떻게 많은 작업을 대신 처리해 주는지 확인해 보세요.

Gemini 기반 Google Workspace가 조직에 어떤 도움이 될 수 있는지 알아볼 준비가 되었다면 지금 바로 무료 체험판을 사용해 보거나 영업팀에 문의하여 경계를 넘어서는 업무 환경을 경험해 보세요.

이미 Workspace를 사용 중이라면 업무를 위한 AI 학습 페이지에서 새롭게 제공되는 인기 리소스를 살펴보고 팀에 스마트 AI 워크플로를 도입하는 방법을 알아보세요. 또한 AI Boost Bootcamp: Gemini at Work 시작하기 101 및 201 역할 기반 학습을 통해 1시간 이내에 팀의 AI 활용 역량을 높이는 방법도 확인해 보세요.

*비즈니스 사용자를 대상으로 곧 출시 예정