Gemini로 글로벌 인력의 역량을 강화하여 AI 전략을 빠르게 확장한 Docusign

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NotebookLM은 Docusign의 주요 차별화 요소입니다. Docusign의 고유한 데이터로 구축된 기술 자료 덕분에 모든 직원이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있게 되었습니다.

개요: 전자 서명 분야를 선도하는 Docusign은 항상 기술 중심의 사고방식에 따라 운영되어 왔습니다. 이 기업은 혁신을 추구하는 과정에서 초기에 Gemini를 도입했으며 현재는 Gemini 기반 Google Workspace를 활용하여 글로벌 팀의 생산성과 협업을 강화하고 있습니다.

• NotebookLM을 사용해 실적 검토 준비에 소요되는 시간을 90% 단축
• 직원 1인당 매주 1~4시간 절약
• 직원의 80%가 일상 업무에 Gemini가 긍정적인 영향을 미친다고 응답
• NotebookLM 및 Gemini 기반 챗봇을 사용해 새로운 정책에 대한 자동화된 지원 채팅을 제공
• Office365에서 Google Workspace로 전환하여 더 현대적이고 직관적이며 협업이 가능한 업무 환경을 Docusign에 제공

도입 배경

Docusign은 창립 이후 전자 서명에 대한 인식을 표준화하고 재정의하는 데 앞장서 왔습니다. 이를 위해 신기술을 사용하여 내부 운영 개선과 170만 개 이상의 고객사를 위한 제품 개발에 전념하고 있습니다. 이러한 노력의 일환으로 최근에는 AI에 대한 진입 장벽을 낮추고 일상적인 워크플로에 AI를 통합하였습니다. 지금은 협업 솔루션을 팀 혁신의 출발점으로 생각하고 있지만, 원래부터 그랬던 것은 아닙니다.

이전의 협업 솔루션은 단절되어 있었고 급격히 증가한 소프트웨어 때문에 모두가 협업하기는 어려웠습니다. 레코드 시스템과 일상적인 업무 도구가 연결되어 있지 않아 직원들이 업무를 수행하기 전에 정보를 검색하는 데 귀중한 시간을 낭비해야 했습니다. 따라서 보다 연결된 사용자 친화적인 도구를 제공하여 글로벌 팀을 연결하고 더 빠르게 업무를 처리할 수 있는 효율적인 방법이 필요했습니다.

Google Workspace와 NotebookLM로 전환

Docusign은 보다 현대적이고 직관적이며 협업이 가능한 업무 환경을 제공하기 위해 Office365에서 Google Workspace로의 전환을 결정했습니다. 특히 자사에서 사용하는 다른 앱과의 기본 통합을 포함해 팀의 기존 운영 방식이 반영된 클라우드 중심 환경에서 작업할 수 있어야 했습니다. 이제는 Google Drive를 모든 데이터의 중앙 저장소로 사용하고 Gmail로 소통하며 Docs와 Slides를 통해 실시간으로 협업하고 Forms를 사용해 내부 데이터까지 수집합니다. Gemini를 도입하면서 진정한 혁신이 시작되었습니다. 팀이 매일 사용하던 앱에서 바로 생성형 AI에 액세스할 수 있게 되었습니다.

다른 기업 사용자들과 상담하다가 Gemini의 기능이 계속해서 늘고 있으며 AI의 빠른 확장을 지원한다는 사실을 알게 되었습니다. 또한 Gemini는 Google Workspace의 다른 기능들과 동일한 엔터프라이즈 보안 표준을 충족하여 자사에서 제로 트러스트 아키텍처와 액세스 제어를 유지하면서 AI를 자신 있게 통합할 수 있었습니다. 이후 구현팀의 도움을 받아 AI를 워크플로에 고유하게 적용할 수 있는 방법을 조직 전체에 안내했습니다. 구현팀에서는 프롬프트 작성 권장사항에 대한 교육을 제공했습니다.

조기에 교육에 투자한 덕분에 조직 전반에서 책임감 있는 AI 도입을 가속화할 수 있었습니다. 또한 Forms를 사용하여 여러 팀의 의견을 수집했습니다. 설문조사 결과, 응답자의 80%가 업무에 긍정적인 영향을 미쳤다고 답했으며, 67%는 매주 1~4시간의 시간을 절약하여 생산성을 높일 수 있었다고 답했습니다. 확보한 시간을 바탕으로 Docusign의 모든 직원이 회사의 성장을 위해 보다 큰 영향을 미치는 전략적 업무에 집중할 수 있게 되었습니다. Gemini는 이제 신규 프로젝트, 데이터 분석, 직원 교육을 위한 중요한 도구가 되었습니다.

NotebookLM 역시 팀을 위한 강력한 지식 및 조사 어시스턴트로 사용되고 있습니다. Docusign의 고유한 데이터로 구축된 기술 자료 덕분에 모든 직원이 필요한 정보를 쉽게 찾고 선호하는 형식으로 맞춤설정할 수 있게 되었습니다. 경영진 업데이트를 위한 인포그래픽을 생성하는 것은 물론 팀을 위한 맞춤형 종합 실적 검토도 쉽게 작성할 수 있습니다. 이전에는 분기별 실적 검토를 진행하는 데 직원당 4~5시간이 걸렸습니다. 고유한 노트북을 사용하면 기존 메모를 쿼리하고 보고서를 작성할 수 있어 회의를 준비하는 데 30분도 채 걸리지 않습니다. 수천 명의 직원이 이러한 패러다임 변화를 수용하여 Docusign은 계속해서 더 빠르게 혁신하고 인사이트를 도출할 수 있게 되었습니다.

향후 계획

NotebookLM은 더 많은 자동화를 도입하고 기관 지식에 대한 액세스를 확대하여 개인 및 조직 수준에서 이미 큰 영향을 미치고 있습니다. 각 요청에서 최대한의 결과를 얻기 위해 '절대적 표준' 참조 대답을 기준으로 프롬프트 정확성을 평가하여 이러한 프로세스를 지속적으로 개선하고 있습니다.

Docusign은 Gemini Enterprise와 같은 솔루션을 통해 팀을 계속 지원하고자 합니다. Docusign의 목표는 직원 그룹을 위한 단일 진입점 역할을 하는 에이전트를 배포하는 것입니다. 신입 사원의 온보딩 관련 질문을 지원하는 HR 에이전트나 제품 문서를 표시하여 제품 엔지니어를 지원하는 에이전트 등을 예로 들 수 있습니다. 액세스를 개선하기 위한 이러한 지속적인 노력은 전 세계적으로 혁신, 협업, 생산성을 높이는 데 도움이 될 것입니다.