캘린더 앱 및 이메일의 간단한 조정으로 번아웃 극복하기

이제 우리 자신에게 솔직해져야 합니다. 코로나19로 인해 '뉴노멀'에 접어든 지 1년이 넘으면서 거의 모든 사람이 어느 정도의 번아웃을 경험하고 있습니다. 저는 팬데믹을 겪으며 제 힘으로 통제할 수 없는 일이 많다는 사실을 절감했습니다. 하지만 제 통제 범위 안에 있는 일만큼은 주도적으로 하겠다는 의욕이 더 강해졌습니다.

Google의 Office of the Chief Technology Officer 팀의 생산성 및 공동작업 책임자인 저의 업무에는 기술이 웰빙 및 일과 생활의 균형을 개선하는 데 어떤 도움을 주는지 이해하는 것도 포함됩니다. 팬데믹으로 인해 화면 사용이 증가한 데 따른 피로감이 커진 상황에서 언뜻 이해가 되지 않을 수도 있지만 기술을 활용해 개인 시간을 지키고 유난히 길게 느껴졌던 한 해를 보내면서 많은 사람들이 겪고 있는 번아웃을 막을 수 있는 방법이 있습니다.

개인적인 경험과 고객과 일하며 알게 된 점을 바탕으로 업무용 도구를 사용해 보다 균형 잡힌 생활을 유지할 수 있는 방법을 몇 가지 소개합니다.

캘린더를 사용한 경계 설정

직장 생활을 하며 얻은 가장 중요한 교훈 중 하나는 한낮의 산책이든 꼭 필요한 일주일 휴가든 일정을 짜는 것은 오로지 자신의 몫이라는 것입니다. Google 직원들은 보통 서로의 캘린더에 액세스하여 동료에게 중요한 회의나 개인적인 용무가 잡힌 때를 파악할 수 있습니다. 이는 회의 일정을 잡는 데 유용합니다. 나아가 캘린더를 통해 투명하게 일정을 공개하고 소통한다는 발상은 동료들과 적절한 경계를 정하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어 저는 (사회적 거리두기를 실천하며) 달리기 모임에 매주 참여하고 있습니다. 시간을 비우기 위해 캘린더에 가짜로 회의를 추가하곤 했는데 해당 시간대에 회의(보통 모두의 일정을 반영하기 어려운 대규모 회의)를 잡은 동료들에게 여전히 초대를 받는 상황이 벌어졌습니다. 개인 시간을 만들려면 구체적으로 일정을 알려야 한다는 교훈을 얻었습니다. 지금은 이 시간을 '달리기: 회의 불가'로 표시하고 있습니다. 이렇게 구체적으로 지정한 이후에는 대체로 동료들이 제가 정한 경계를 지켜주고 있습니다.

캘린더에 개인적인 생활을 이처럼 투명하게 밝히는 것을 불편하게 여기는 사람들도 있습니다. 이러한 경우에는 '개인 시간 - 비상시에만 연락'처럼 간단하게 표시해 두세요. 개인 시간을 존중받기 원하는 정도를 알리는 한 개인 시간이 업무에 밀려나는 일이 발생하지는 않을 것입니다.

하루 종일 기밀 업무를 처리하는 것이 아니라면 공유 캘린더 도입을 고려해 보시기 바랍니다. Google Calendar와 같은 캘린더 앱에는 설정 메뉴를 통해 특정 사용자와 자신의 캘린더를 공유할 수 있는 옵션이 있어 내 일정을 볼 수 있는 대상과 공개 수준을 지정할 수 있습니다(예: 다른 사용자가 내 캘린더 일정 세부정보를 보거나 '다른 용무 중'으로 표시된 캘린더 시간대만 볼 수 있음). 경험에 따르면 일정을 투명하게 공개할수록 경계에 대한 소통도 향상됩니다.

업무와 더불어 교류가 이루어지는 회의

회의 성원에 도달할 때까지 몇 분 동안 모두가 침묵하고 있는 중에 통화에 참여하는 것은 정말 당황스러운 일입니다. 모두가 도착할 때까지 참석자들이 조용히 앉아서 기다리고 있는 회의실에 들어간다고 상상해 보세요. 직접 만나서 회의할 때는 안 그랬는데 지금은 왜 그럴까요?

많은 사람들이 사회적 상호작용이 부족하고 전반적으로 동료들에게 거리감을 느끼는 상황은 고려하지 않은 채 효율성 향상만을 위해 회의 시간을 최소한으로 줄여야 한다는 생각에 빠져 있습니다. 회의를 시작함과 동시에 업무 논의로 직행한다면 에너지가 (가상) 회의실 밖으로 빠져나가고 창의적인 아이디어가 사라질 수 있습니다. 많은 사람들이 원격 회의 후에 피로감을 느끼는 것은 당연한 일입니다.

저는 서로의 상황을 파악하고 업무 이외의 주제를 토론하는 데 시간을 할애하기 위해 일부 회의 일정을 예상되는 논의 시간보다 더 길게 잡기 시작했습니다. 보통 캘린더 초대에 메모를 포함하여 회의 참석자들에게 회의 시간을 넉넉하게 잡은 이유를 미리 알려줍니다. 그러면 일정이 빡빡한 참석자의 경우 대화를 나누고 싶지만 지금은 바빠서 곤란하다는 의사를 밝힐 수 있습니다.

또한 저희 팀은 '웃긴 모자 쓰는 날'과 같은 회의 주제를 정해 원격 회의에 재미와 에너지를 불어넣기도 했습니다. 회의의 사회적 기능을 되찾고 곧 진행될 업무에 앞서 모두의 긴장을 풀 수 있는 간단한 방법입니다.

비동기 업무 방식의 수용

지난 한 해 우리는 많은 문제를 겪었지만 재택 근무는 기업이 직원들의 창의적인 업무 흐름을 수용할 수 있는 비동기 업무 방식을 도입하도록 만들었습니다.

연구에 따르면 평균적인 근로자가 8시간의 근무 시간 중 생산성을 발휘하는 시간은 2시간 53분에 불과합니다. 9시부터 5시까지 근무 시간을 엄격하게 지키는 대신 근로자에게 융통성 있는 근무를 허용하면 일과 생활의 균형 및 생산성 모두에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어 Google에는 아침 일찍 접속하여 업무를 시작했다가 한두 시간 정도 일을 멈추고 산책하거나 자녀의 점심 식사를 준비한 후 오후에 다시 업무에 복귀하는 동료들도 있습니다.

하지만 이러한 유연성은 디지털 웰빙에 도움이 되기도 하고 방해도 됩니다. 자율적인 일정에 자유로움을 느끼는 동료가 있는 반면 퇴근이 없다고 느끼는 동료도 있습니다. 기술은 두 가지 유형의 직원 모두에게 도움이 될 수 있습니다.

간단한 비동기 소통 작업 모음

유연한 일정을 선호하는 직원들을 위해 이메일과 같은 비동기 소통 도구에 맞춰 업무를 최적화해 보세요. 이메일에서는 '보내기 예약'과 같은 기능을 사용할 수 있어 이메일을 오후 10시에 임시보관하더라도 정상적인 근무 시간에 전송할 수 있습니다.

정상적인 근무 시간에 받은 이메일을 그날 저녁에 제대로 살펴보려면 Gmail에서 '다시 알림'을 눌러 편한 시간에 이메일이 받은편지함으로 다시 수신되도록 설정하세요.

근무 시간을 엄격하게 지키기를 원한다면 대부분의 메시징 플랫폼에서 지원되는 '방해 금지'와 같은 상태를 설정해 보세요. 알림이 음소거되고 오후 5시 이후 등 내 경계에 해당하는 시간에는 온라인 상태가 아님을 다른 사용자에게 알릴 수 있습니다.

캘린더에서 근무 시간을 특정 시간으로 설정할 수도 있습니다. 그러면 내 근무 시간이 아닐 때 회의를 예약하려는 사용자에게 회의가 내 근무 시간과 맞지 않다는 메시지가 표시됩니다.

기술을 도구로 활용

좋든 싫든 일상 생활에서 기술이 차지하는 역할이 커졌습니다. 일과 생활의 균형을 깨뜨리는 가장 큰 요인으로 업무용 기술이 지목될 때가 많지만 이러한 도구를 사용하면 꼭 필요한 아침 산책이나 가족과의 식사 시간을 지킬 수 있습니다.

팬데믹이 끝난 후에도 동료들의 상황을 투명하게 전달하고 사생활이 존중받는 데 이 도구들이 계속 도움이 되기를 바랍니다.