Google Workspace로 프로젝트를 관리하기 위한 도움말 및 유용한 정보

* 본 아티클의 원문은 2024년 10월 4일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

프로젝트 매니저(PM)는 여러 팀 사이에서 프로젝트가 문제없이 진행되도록 조율하는 중요한 역할을 합니다. 이들은 내부 프로젝트 팀과 고객을 포함한 모든 이해관계자와의 커뮤니케이션에서 구심점 역할을 하며 이니셔티브를 성공적으로 추진하기 위해 일정을 수립하고 주요 목표를 설정합니다. 동시에 팀별 시간을 고려하고 프로젝트가 예산 내에서 진행될 수 있도록 노력합니다. 

적절한 커뮤니케이션 및 추적 도구를 사용하면 PM이 복잡한 프로젝트의 다양한 변동 요소를 효과적으로 관리할 수 있습니다. 비즈니스용 Google Workspace는 PM이 업무를 체계적으로 정리하고 이해관계자와 원활히 소통하는 데 도움이 되는 다양한 애플리케이션을 연결합니다. 

성공적인 프로젝트 관리를 위한 가이드 

커뮤니케이션과 체계성은 프로젝트 관리에서 가장 중요한 2가지 요소입니다. Workspace 도구는 PM이 프로젝트를 진행하는 모든 단계에서 이 2가지 요소를 지원하는 다양한 앱을 제공합니다. Google Sheets에서 프로젝트 관리 테이블을 활용하는 것부터 Gmail, Google Chat을 통해 팀과 지속적으로 소통하는 것까지 PM이 Workspace를 사용해 더 효율적으로 작업할 수 있는 몇 가지 도움말 및 유용한 정보를 소개합니다. 

프로젝트 범위와 목표 설정하기

Google Docs를 사용하면 작업 기술서(SOW)를 작성하여 고객사 팀 및 이해관계자와 공유할 수 있습니다. SOW는 PM과 팀이 책임감을 가지고 프로젝트를 진행할 수 있는 통합된 청사진을 제공합니다. 이를 통해 프로젝트 목표, 핵심성과지표(KPI), 프로젝트 시작 및 종료 날짜, 프로젝트 범위에 따라 팀이 고객에게 전달해야 할 결과물 등을 개략적으로 설정할 수 있습니다. SOW를 작성하는 데 도움이 필요하다면 Docs의 Gemini에 초안을 작성해 달라고 요청해 보세요. 간단한 프롬프트를 통해 Docs의 Gemini가 기존에 사용자가 작성했던 메모나 문서에서 관련 정보를 가져와 첫 번째 버전의 SOW 초안을 생성해 줄 겁니다.

작업을 분류하고 우선순위 지정하기

모든 프로젝트는 다양한 전략과 전술, 주어진 일정 내에 완료해야 하는 작업으로 구성됩니다. Google Sheets에는 사전 빌드된 테이블이 있어 손쉽게 프로젝트 작업 진행 상황을 추적하고, 리소스를 할당하며, 회의 일정을 짤 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 작업 목록을 작성하고, 색상 지정 기능으로 가시성을 높이고, 팀원들이 자신에게 할당된 작업을 편리하게 확인할 수 있도록 필터를 추가해 보세요. 또한 Sheets의 Gemini의 기능을 활용해 프로젝트 관리 트래커를 만들어 보세요. 측면 패널에서 선별된 프롬프트를 선택할 수도 있고 아니면 프롬프트를 직접 작성해 각자의 필요에 맞게 테이블을 맞춤설정할 수도 있습니다.

현실적인 마감 기한 설정하기

효율적인 프로젝트 관리를 위해서는 팀과 협력하여, 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 파악하고 적절한 마감 기한을 설정해야 합니다. 팀원들이 방해받지 않고 일하는 집중 업무 시간제를 실시하고 있는 경우 Google Calendar가 각 팀원의 일정을 파악하여 회의, 협업, 진행 상황 확인을 위한 편리한 시간대를 제시해 주므로 PM은 이를 활용해 마감 기한을 맞출 수 있습니다.

PM의 협업과 커뮤니케이션

PM은 프로젝트 전반의 모든 단계에서 여러 이해관계자와 협업하며 프로젝트가 성공적으로 완료될 때까지 모든 절차를 안내합니다. 이 과정에서 신뢰할 수 있는 커뮤니케이션 방법을 확보하는 것은 PM이 갖춰야 할 주요 역량 중 하나입니다. 

PM은 Workspace Marketplace에서 제공되는 서드 파티 프로젝트 관리 앱을 워크플로에 통합하여 생산성을 극대화하고 더욱 원활하게 커뮤니케이션할 수 있습니다. Workspace는 Asana, Trello, Monday 등 여러 인기 있는 프로젝트 관리 도구와 통합이 가능하며, PM은 이를 통해 알림 자동화, 번 차트 보고서 내보내기와 같은 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 

문서 및 파일 공유하기

대부분의 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획과 결과물을 배포하는 일을 담당하며, 커뮤니케이션의 구심점 역할을 합니다. Google Drive는 프로젝트를 더 쉽게 체계적으로 관리할 수 있는 기능과 함께, PM과 팀이 SOW, 프로젝트 계획, 결과물과 같은 문서를 저장하고 액세스할 수 있는 공간을 제공합니다. PM은 공유 드라이브와 같은 유용한 기능을 활용하여 프로젝트 관련 파일을 중앙화된 협업 공간에 두고 팀에 지속적인 액세스 권한을 제공할 수 있습니다. 따라서 팀원이 팀을 떠나더라도 프로젝트의 연속성을 유지하고 지식을 보존할 수 있습니다. 

Google Drive의 Gemini를 사용하면 프로젝트를 훨씬 더 원활하게 관리할 수 있습니다. 

• 핵심을 빠르게 파악: 긴 문서를 요약하여 핵심 인사이트를 빠르게 파악할 수 있습니다. 

• 정보 취합: 드라이브 내 여러 파일에서 정보를 취합해 복잡한 주제를 논의할 수 있습니다. 

• 빠르게 사실 확인: 콘텐츠를 검색하지 않고도 프로젝트에 관한 사실을 빠르게 파악할 수 있습니다.

팀 논의 촉진하기

PM은 팀 간 커뮤니케이션을 주도할 뿐만 아니라 다양한 메시징 유형에 가장 적합한 채널을 설정하기도 합니다. 특정 정보를 전달하기 위해 어떤 앱을 사용할지에 대한 가이드라인을 마련하는 것도 PM의 중요한 역할 중 하나입니다. 

예를 들어 Google Chat을 통한 채팅은 긴급한 프로젝트 문제에 대해 빠른 답변을 얻을 수 있는 효과적인 방법이 될 수 있습니다. Google Chat 스페이스는 파일을 공유하고, 작업을 할당하며, 프로젝트 또는 주제를 중심으로 지속적인 대화를 이어갈 수 있는 중앙 집중식 허브를 제공함으로써 대규모의 논의를 더 체계적으로 진행할 수 있도록 지원합니다. 세부적인 작업 항목과 다음 단계를 논의하는 데는 이메일이 더 적합할 수도 있습니다. Google Meet의 화상 회의 기능을 통해 주간 단위로 팀 동기화 회의를 진행하면 팀과 고객 이해관계자를 한곳에 모아 협업하고, 진행 상황을 논의하며, 특히 프로젝트 방향이 전환될 경우 원활하게 소통하며 관련 내용을 전달할 수 있습니다. Meet의 Gemini를 사용하면 화상 회의 경험을 향상할 수 있습니다. '자동 회의록' 기능을 통해 요점을 자동으로 기록하고, 번역된 자막으로 언어 장벽을 극복하며, 스튜디오 화질, 스튜디오 음질, 스튜디오 조명 기능을 통해 최상의 모습으로 회의에 참여할 수 있습니다.

프로젝트 관리에 도움을 주는 Google Workspace를 위한 Gemini

프로젝트 매니저에게 커뮤니케이션은 단순히 일정을 전달하고 계획대로 결과물을 전달하는 것 이상의 의미를 갖습니다. 초보 프로젝트 매니저든 노련한 프로젝트 매니저든 적절한 정보를 수집하여 각 이해관계자에게 적시에 전달하는 방법을 이해하는 것이 중요합니다. 어느 날 프로젝트 매니저는 고객을 위해 핵심 요약을 작성하거나, 경영진으로 구성된 팀에 상세한 요점을 제공해야 할 수 있습니다. 

Workspace를 위한 Gemini는 프로젝트 매니저가 생성형 AI를 통해 모든 앱에서 메시지를 맞춤화할 수 있도록 지원합니다. Gmail의 Gemini 또는 Docs의 Gemini를 사용해 이메일 알림, 보고서, 메모 등을 손쉽게 작성해 보세요. 또한 Slides의 Gemini를 사용해 프레젠테이션 슬라이드와 발표자 노트를 작성할 수도 있습니다.

지금 바로 프로젝트 관리 수준을 향상하세요.