• 3,1 TB de dados migrados atendendo a 300 requisitos de segurança

• Mais eficiência para responder a demandas internas e externas

• Mais escalabilidade e economia nos custos de hospedagem de servidores em data centers 

• Otimização do tempo e mais transparência nos projetos colaborativos

O Banestes, Banco do Estado do Espírito Santo, é uma instituição financeira pública sediada na capital Vitória, com presença em todos os municípios capixabas. Com cerca de 2.500 funcionários, incluindo alguns alocados em São Paulo, o banco desempenha um importante papel no apoio ao desenvolvimento econômico e financeiro do estado.

Nos últimos anos, o avanço dos bancos digitais e a inovação transformaram o setor financeiro, colocando o Banestes diante de um cenário desafiador. Para se manter competitivo, o banco decidiu focar ainda mais em tecnologia sem, no entanto, abrir mão do atendimento humanizado, com a oferta de serviços digitais funcionais e amigáveis aos seus clientes.

Em 2022, após um processo licitatório, o Banestes iniciou a migração de suas ferramentas principais para o Google Workspace. Antes dessa mudança, a instituição enfrentava dificuldades com serviços essenciais como e-mail, chat e videoconferência, que eram geridos localmente em um servidor "on-premise" e sem integração entre si.

Com as soluções transferidas para o Google Workspace, os benefícios na rotina de trabalho e na produtividade não demoraram a ser percebidos. O primeiro deles foi o aprimoramento da performance operacional, consequência do aumento da capacidade das equipes para responder às demandas internas e externas.

Segundo o coordenador de infraestrutura tecnológica Tedd Willians Santana, com o Gmail, os colaboradores garantiram mais eficiência e segurança na troca de mensagens. Graças ao Drive, eles obtiveram um armazenamento robusto na nuvem, com acesso e compartilhamento de arquivos em tempo real e, com o auxílio de soluções como o Meet e o Chat, notaram uma colaboração mais ágil entre os times.

Dentre os aplicativos do Google Workspace, um acabou se destacando para o setor de Inovação do Banestes: o AppSheet. A ferramenta, que simplifica o desenvolvimento de aplicativos e elimina o uso de planilhas complexas, foi fundamental para o lançamento do projeto INOV.AÍ.

O programa interno do banco visa criar assistentes de atendimento para interagir com clientes e funcionários de forma rápida e eficaz. Ele já desenvolveu e implantou 8 novos aplicativos, que estão sendo utilizados por mais de 400 funcionários, com a ajuda do AppSheet. Além disso, 6 processos manuais foram automatizados com essa iniciativa, resultando em uma redução de 70% no volume de solicitações e chamados.

Outro recurso que impulsiona a inovação no Banestes é o Gemini para Google Workspace. De acordo com o Diretor de Tecnologia da empresa, Vicente Lopes Duarte, a ferramenta de IA generativa tem facilitado a leitura de documentos de balanço, ajudando as áreas de análise de crédito a operarem com mais rapidez. Assim como os departamentos de Marketing e Jurídico do Banestes, que também vêm aproveitando o Gemini para agilizar sua dinâmica de trabalho.

A comunicação corporativa do banco também passou por uma transformação significativa desde a chegada do Google Workspace. Antes, a dependência excessiva do e-mail resultava em uma grande quantidade de mensagens, muitas vezes descentralizadas. Hoje, o uso do Chat para comunicações rápidas e a criação de grupos específicos melhorou a visibilidade e o rastreamento das atividades.

Já na área de TI, a escalabilidade foi um dos principais aspectos aperfeiçoados. A transição eliminou as limitações anteriores no número de mensagens e na capacidade de arquivamento de e-mails e documentos. Com isso, houve uma redução considerável nos custos de colocation (ou "hospedagem de servidores", em português) em data centers. 

"Antes de migrarmos para o Google Workspace, tínhamos rotinas de backups que estavam ocupando imensamente os dados da nossa infraestrutura. Agora, conseguimos liberar um espaço expressivo desses backups, que não precisam mais ser feitos", conta Worlen Augusto Gomes, analista de TI do Banestes.

Para completar, a otimização do tempo foi ressaltada como um dos maiores ganhos para o dia a dia dos colaboradores. Isto porque, desde a adoção das ferramentas, eles conseguiram reduzir o número de reuniões de alinhamento e de documentos diferentes em circulação.

"Nós estamos tão acostumados com esse mundo novo que nem lembramos mais como era antes, quando precisávamos construir um documento com várias pessoas, com um enorme vaivém de versões", relata o coordenador de Infraestrutura Tecnológica, Tedd Willians Santana. "Hoje, por exemplo, trabalhamos com um único arquivo que está no Drive e é o mesmo compartilhado por todos. Podemos deixar comentários e colaborar em conjunto com o time, isso ajuda demais na transparência do trabalho e nos poupa muitas horas", pontua. 

A migração contou com o apoio da IPNET, parceira do Google Cloud, que forneceu treinamentos intensivos adaptados às necessidades dos colaboradores do Banestes. A abordagem foi dividida em fases que incluíram workshops via YouTube, vídeos informativos, um minicurso com certificado, sessões de FAQ e até uma página personalizada no Google Sites que serviu como biblioteca de conteúdos úteis.

Com a expertise e o suporte dedicado da IPNET, foi possível realizar uma transição suave e eficiente para as soluções do Google Workspace. O resultado foi a transferência de mais de 2.626 contas de usuários ativos e 3,1 TB de dados, com adoção completa das ferramentas por 100% dos usuários das quatro empresas que compõem o Sistema Financeiro Banestes.

"Por ser uma empresa muito setorizada, a nossa comunicação com os funcionários do Banestes foi o ponto-chave. Graças a isso, tivemos um sucesso muito grande, trazendo o engajamento das equipes e disseminando a cultura e a integração do Google Workspace dentro do banco", salienta Sandra Mara Roque, Gerente de Programa Google Workspace da IPNET.

Porém, a implantação não foi livre de desafios. Afinal, devido à natureza da indústria financeira, uma modernização dessa dimensão significou movimentar uma enorme quantidade de dados altamente sensíveis.

"Foi um trabalho cuidadoso e complexo para garantir a proteção da informação e manter o sigilo durante o processo de transferência. Cabe ressaltar a importância da veracidade, do controle e da segurança dos dados, fundamentais para uma instituição financeira", ressalta Cleber Silva, Tech Sales & Google Workspace Specialist da IPNET, lembrando que o Google Workspace preencheu e comprovou, item a item, 300 linhas de requisitos exigidos pelo Banco Central do Brasil.

Em um futuro próximo, o Banestes planeja uma segunda fase de adoção dos aplicativos do Google Workspace, incluindo o Google Apps Script e o Google Forms, para continuar alavancando a produtividade. 

Tedd Willians conta que a etapa inicial previa apenas as ferramentas de chat, videoconferência e mensageria. No entanto, os próprios colaboradores têm pedido a liberação de uso de outras soluções – a exemplo da plataforma do Google Sites, que após a experimentação dos funcionários, acabou substituindo a intranet da empresa, devido à sua interface intuitiva.

Outro recurso que está no horizonte do banco são os webhooks do Google Chat, que permitirão que outras ferramentas enviem mensagens assíncronas através do bate-papo, possibilitando a criação de um sistema de monitoramento ou um alarme para os gestores, conforme explica o coordenador.

"Estamos explorando novas funcionalidades que não estavam no nosso roadmap inicial, mas que prometem trazer ganhos significativos para todos os usuários", finaliza.

Devido a esta abertura para a adoção contínua de tecnologias inovadoras, o Banestes está preparado para seguir proporcionando um serviço de excelência aos seus clientes e fomentando a colaboração e a eficiência entre suas equipes.