No momento em que a Embratur decidiu migrar para o Google Workspace em 2023, a decisão foi parcialmente financeira: a plataforma era cerca de 10 vezes mais acessível que as alternativas. Mas a verdadeira transformação começou quando a equipe descobriu o AppSheet, que estava incluso na sua licença Google Workspace Enterprise Plus.

"Não conseguiríamos construir nosso novo sistema com apenas três desenvolvedores, especialmente porque temos outras necessidades de desenvolvimento", afirma João Barros, o Chefe de Desenvolvimento de AppSheet na Embratur, apesar de ele ter uma formação em administração e não em TI. Isso destaca o poder do AppSheet em capacitar usuários não técnicos a criarem aplicativos empresariais sofisticados.

A equipe projetou o "Hermes", sistema abrangente de gestão orçamentária que lida com tudo, desde o planejamento estratégico até os pagamentos finais. Construído usando a plataforma no-code do AppSheet, ele elimina processos manuais e automatiza a validação de dados em todos os muitos fluxos de trabalho financeiros da Embratur.

"O AppSheet fez a ponte entre o desenvolvimento técnico e os negócios de finanças", diz Barros. "Ele permite que nossa equipe financeira entenda o que está acontecendo por trás do sistema, e que os desenvolvedores compreendam o fluxo e os conceitos orçamentários. Isso ajudou a aproximar as duas funções."

O desenvolvimento levou um ano e meio, prazo que teria sido impossível com abordagens de codificação tradicionais. "Com apenas três desenvolvedores, o projeto Hermes teria nos levado anos usando Java ou C. O AppSheet nos permitiu completá-lo em 18 meses. Isso mostra o potencial do desenvolvimento no-code ou low-code para gerar ganhos reais de produtividade",  afirma Gabriel de Jesus, Supervisor de Orçamento da Embratur. 

O Hermes agora controla todos os aspectos do orçamento da Embratur. "Do ponto de vista da gestão, desde o planejamento até o pagamento, há a criação do plano de ação, o orçamento do programa, a execução orçamentária, a liquidação, a análise de pagamento e os pedidos de viagem", explica Gabriel de Jesus. "O Hermes lida com toda a gestão financeira e orçamentária da Embratur."

O sistema também exige autorização para todos os compromissos e valida os saldos dos projetos antes de permitir qualquer despesa. "Tudo é rigorosamente controlado: você deve comprometer fundos antes de emitir um pedido; você não pode emitir uma ordem de serviço acima desse compromisso; e não pode solicitar pagamento acima do valor da ordem", detalha Jorge. Essa validação automatizada eliminou erros orçamentários que ocorriam anteriormente, quando os departamentos trabalhavam em planilhas separadas.

O sistema lida com a complexidade operacional única da Embratur, incluindo projetos internacionais com câmbio de moeda estrangeira e implicações fiscais. Fundos de contingência embutidos ajustam-se automaticamente às flutuações cambiais, uma capacidade que a organização não tinha como rastrear ou gerenciar antes.

"Pela primeira vez, no final do ano, poderei compartilhar com o presidente exatamente quanto de imposto de renda pagamos", diz Gabriel de Jesus. "Este tipo de análise pode até gerar uma discussão com a Receita Federal do Brasil, pois é um exemplo do Brasil investindo no Brasil."

Com o Google Workspace apoiando a colaboração e o AppSheet automatizando operações críticas de negócio, tarefas que antes levavam semanas agora são concluídas em minutos, e insights baseados em dados, que eram inatingíveis, agora são padrão. "Hoje, posso dizer ao nosso diretor: 'Temos esse valor de dinheiro disponível na nossa reserva para o mês que ainda não foi comprometido'", afirma Jorge. "Essas decisões estratégicas eram impossíveis antes de construir o Hermes com o Google Workspace."

A geração de relatórios orçamentários para auditores federais, que antes exigia semanas de compilação manual, também acontece em tempo real. "Hoje, cada compromisso orçamentário que é iniciado já está categorizado. Se eu precisar de um demonstrativo orçamentário filtrado por código, simplesmente executo uma consulta e obtenho o total somado instantaneamente", explica Gabriel de Jesus.

O sistema oferece rastreamento de auditoria (audit trail) completo para o orçamento da organização. "Seguindo adiante, apenas projetos autorizados existem. Se houver qualquer dúvida — mesmo sobre quem inseriu uma linha no sistema — o AppSheet nos fornece o usuário, o registro de data/hora e o aprovador", acrescenta Gabriel de Jesus. 

O sucesso do Hermes incentivou uma adoção mais ampla do AppSheet em toda a Embratur. A equipe construiu o "Embracar", aplicativo de transporte interno que funciona como um Uber para as viagens dos funcionários. Usando a integração da API do Google Maps através do Apps Script, o sistema converte endereços brasileiros complexos em coordenadas e fornece navegação automatizada para os motoristas.