• 90% de taxa de adoção dos colaboradores. 

• Migração de 4 TB de dados em dois meses, totalizando mais de 3,5 milhões de arquivos institucionais.

• Maior liberdade ao colaborador que precisa atuar em modelo remoto. 

• Facilidade para compartilhar documentos entre equipes e entidades externas.

• Maior governança dos dados armazenados pelo Ministério Público.

O Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) é uma instituição que atua na defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. Com sede na capital Macapá, sua abrangência se estende por todos os 16 municípios que compõem o Estado do Amapá, contando com 833 servidores públicos.

O órgão público tem em seu departamento de tecnologia um ponto-chave na execução dos serviços. O uso da tecnologia da informação e da análise de dados apoia desde a execução de tarefas básicas, como a tramitação dos processos extrajudiciais e administrativos, até a realização de ações de alta complexidade, como o suporte a tarefas investigativas.

Entretanto, a infraestrutura composta por servidores e diretórios locais começou a representar uma série de desafios, com episódios recorrentes de ataques "phishing", que colocavam em risco a segurança das informações institucionais, e de indisponibilidade do provedor de e-mail.

A equipe de tecnologia do MP-AP começou a pensar em como melhorar a eficiência operacional e a segurança de dados da instituição. Os profissionais chegaram à conclusão que priorizar o uso da nuvem seria o caminho ideal, por meio do Google Workspace. No início, em 2018, foram adotadas ferramentas colaborativas e de comunicação. Com os colaboradores familiarizados e satisfeitos com a solução, veio a decisão de expandir seu uso, com o apoio do parceiro Safetec.

"Encontramos parte da solução de nossos problemas quando, em 2018, passamos a usar o Google Workspace. Na época, com um plano básico, a pretensão era garantir segurança aos usuários e prover mais estabilidade. Em 2022, traçamos como objetivo contratar uma ampliação do plano e das licenças para explorarmos mais ferramentas", comenta Marcéu Farias, Gerente de Sistemas de Informação do MP-AP.

Após as reuniões de alinhamento de projeto entre o MP-AP e a Safetec, as primeiras ações foram tomadas. O intuito inicial do Ministério Público, ao expandir o plano do Google Workspace, era que todos os seus arquivos fossem migrados para a nuvem. Outro fator importante estava relacionado à realização de ações de endomarketing, para fortalecer a cultura de utilização das ferramentas pelos servidores públicos. A Safetec também proporcionou um apoio essencial neste sentido.

Em dois meses, a equipe conseguiu migrar 4 TB de dados para o Google Workspace, totalizando mais de 3,5 milhões de arquivos institucionais. Agora, o MP-AP conta tanto com licenças Business Starter como Business Standard disponíveis para todo o seu quadro de servidores.

O Gmail é usado para a comunicação geral de e-mails na instituição, enquanto o Google Meet se tornou essencial nas videoconferências, audiências e reuniões virtuais. Por meio da Agenda, as equipes organizam e agendam compromissos institucionais. O Documentos entra em cena sempre que há a criação e edição de documentos de texto, assim como o Planilhas, fundamental para a edição colaborativa de planilhas.

"Especialmente no processo eletrônico do MP-AP, o Google Workspace tem ampliado de forma excepcional a eficácia na colaboração institucional, promovendo uma redefinição positiva na condução das atividades diárias da instituição", relata Paulo Celso Ramos dos Santos, Procurador-Geral de Justiça do MP-AP.

Para a Safetec, a melhora da produtividade entre os profissionais do Ministério Público é evidente. "Ao integrar em sua rotina criações simultâneas de documentos entre equipes e entidades externas, os colaboradores do MP-AP se tornaram mais proativos", explica Thawmy Vagner, Analista de Sucesso do Cliente da Safetec. "A segurança das informações também foi reforçada, devido a mecanismos avançados contra golpes e vazamento de dados", completa.

Atualmente, o Ministério Público dispõe de uma plataforma robusta e que aprimorou a maneira como as equipes trabalham. Como resultado, aumentou-se a sinergia e a entrega de valor agregado a todos os colaboradores. As ferramentas em nuvem também concederam uma maior liberdade aos profissionais que precisam atuar em modelo remoto, já que podem trabalhar de qualquer lugar.

A expansão de uso do Google Workspace proporcionou eficiência operacional, escalabilidade e uma maior governança dos dados armazenados pela instituição. A disponibilidade dos serviços atingiu 99,9%, e assegurou conformidade e privacidade, em consonância com as normativas do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) e demais regulamentações. A equipe ainda conseguiu reduzir custos que estavam relacionados a licenças de softwares e à infraestrutura local.

E as conquistas vão além: o Google Workspace possibilitou a criação de projetos voltados à transformação digital, gerando avanços significativos para a prestação de serviços ao cidadão. O uso do Google Meet facilitou o atendimento remoto nas unidades administrativas, audiências e no atendimento ao cidadão e ampliou a colaboração entre membros e comissões. A transmissão de eventos e audiências com o uso da ferramenta também fortaleceu a transparência e promoveu a atuação integrada e colaborativa na instituição.

Para reforçar ainda mais a segurança dos dados, o órgão público iniciou uma campanha de conscientização do uso de verificação em duas etapas no Gmail, definindo prazos e contando com a participação de todos os colaboradores para cumprir com este objetivo. E os projetos de desenvolvimento, sempre apoiados pelas soluções colaborativas, não param por aí. 

"Estamos implantando o nosso sistema de processo eletrônico judicial, integrado ao sistema do Tribunal de Justiça por meio do Modelo Nacional de Interoperabilidade (MNI), com o apoio dos recursos de edição de texto do Documentos. Será implantado no novo sistema de processo eletrônico do MP-AP, que encontra-se em desenvolvimento. Ainda, queremos promover novos workshops e sessões de treinamento que capacitem cada vez mais nossos usuários para o Google Workspace", complementa Rodinei Paixão.

A mudança para o Google Workspace também foi um marco de preparação dos usuários internos do MP-AP para o uso de soluções em nuvem pública. O órgão ainda estuda adotar soluções do Google Cloud para otimizar ainda mais a colaboração, a produtividade e o uso de recursos computacionais, além de apoiar a aceleração da transformação digital de sua área jurídica. Isso poderá incluir soluções de análise de dados e inteligência artificial.