Missão e desafio

Como desvendar o futuro?

Desde a sua fundação, o futuro tem sido o foco da Natura na América Latina. Há muito tempo, a empresa reconhece a importância de proteger a floresta amazônica, um dos locais com a maior biodiversidade do planeta. A Natura assume um compromisso de obter recursos de forma sustentável e ambientalmente responsável, e escolheu a Amazônia brasileira como a principal plataforma para a inovação porque acredita que é possível criar cosméticos de alta qualidade e, ainda assim, preservar a floresta tropical.

A missão da empresa de cosméticos é uma mistura de compromisso com a natureza, beleza e tecnologia para criar produtos e processos atemporais. Infelizmente, as ferramentas de colaboração legadas que utilizavam não ajudavam a atingir suas ambiciosas metas de digitalização, incluindo a centralização e democratização do acesso aos dados para tornar as equipes mais eficientes. À medida que a Natura cresceu e adquiriu outras empresas, as equipes também aumentaram e começaram a se isolar.

Quando Renata Marques, atual CIO da Natura, entrou na empresa, havia poucas oportunidades para os funcionários ao redor do mundo colaborarem e se ajudarem. As equipes estavam presas a processos manuais desatualizados e dependiam de ferramentas complicadas para fazer o trabalho. Foi conversando com outros líderes seniores sobre a visão de cada um para a empresa que eles perceberam que todos sonhavam com uma maior eficiência, uma análise mais detalhada e uma colaboração mais simples. Eles queriam ser uma companhia baseada em dados e dar acesso a todas as pessoas às informações de que precisavam para inovar e ajudar a Natura a crescer. 

Mas não dava simplesmente para pedir para as pessoas mudarem a forma como trabalhavam ou dar a todas elas acesso a tudo de uma vez só. Para mudar a cultura, tiveram de mudar também os produtos que eram usados há mais de 20 anos. Portanto, foi necessário mudar as ferramentas utilizadas para promover uma nova cultura de trabalho.

A mudança para o Google Workspace e o AppSheet

Renata já havia usado o Google Workspace na sua empresa anterior e, ao longo das experimentações com novas tecnologias na Natura, sugeriu que experimentassem o Google Workspace como solução de colaboração. Como a empresa de cosméticos já usava as soluções de dados do Google Cloud, a diretoria da empresa sabia que estavam alinhados com o Google na sua visão sobre tecnologia. Com isso em mente, encontraram uma organização de confiança que oferecia as soluções que estavam procurando e decidiram migrar. 

A migração não foi uma tarefa fácil. A companhia tinha 20 mil contas em 14 países da América Latina e mais de 900 TB de dados para migrar das soluções legadas. Para fazer uma grande mudança como essa, foi preciso trabalhar de perto com o Google Workspace e com a Gentrop, uma parceira do Google Workspace, que os ajudou a realizar essa transição complexa em apenas seis meses. 

O próximo passo era transformar a cultura organizacional. Na Natura, a curiosidade e a colaboração sempre foram incentivadas, então procuraram os usuários experientes mais antigos para ajudar nas sessões de treinamento interno e fazer a integração de outros membros da equipe. Nos primeiros seis meses após a migração, 80% dos funcionários que participaram dos programas de treinamento e desenvolvimento disseram estar satisfeitos com o Workspace.

À medida que aumentavam a escala, a equipe de segurança da Natura continuou a examinar a governança e a conformidade legal. Foi possível ver que eles tinham mais visibilidade e controle sobre como os dados são compartilhados, por isso conseguiram manter a segurança da infraestrutura e propriedade intelectual. "Fico tranquila em saber que podemos confiar em uma solução de colaboração que busca atualizar constantemente a segurança e que tem a segurança incorporada ao design. Por causa dessa confiança, podemos continuar reforçando nossos padrões de segurança ao impor acesso contextual a apps e dados com controles granulares de confiança zero e treinamento contínuo", destaca a CIO. 

Além disso, o Google Workspace convidou mais de 100 membros da equipe financeira da Natura na América Latina (que no início estava bastante preocupada com a migração) para um treinamento de um dia inteiro em seu escritório. Pouco depois, um membro dessa equipe usou o AppSheet para criar um fluxo de trabalho automatizado para seus processos de fechamento financeiro mensal. Esse trabalho era complexo e ficou ainda mais complicado quando foram adquiridas novas empresas. Com o novo app, a equipe eliminou mais de 17 horas de trabalho manual por semana e agora pode se concentrar em tarefas estratégicas, como fazer previsões, em vez de em tarefas repetitivas de manutenção rotineira de registros. 

A partir daí, todo o material de treinamento relacionado ao Google Workspace, bem como outras informações valiosas da empresa, foi consolidado em uma base de conhecimento criada com o Google Sites. Desde organogramas a conteúdo para treinamento e plantas de escritórios, tudo pode ser encontrado facilmente e incluído como um link no Google Docs, no Google Sheets, no Google Slides e muito mais. Esse fluxo de trabalho simplificado não só acelerou o treinamento, mas também reduziu de 30 para cinco minutos o tempo necessário para encontrar documentos.

Olhando para o futuro

A Natura continua expandindo os limites do que o Workspace e, em especial, o Gemini para Google Workspace podem fazer por suas equipes. Em vez de implantar o Gemini para todos de uma vez, a empresa vem fazendo um teste preliminar com seus usuários mais experientes. A ideia é dar a eles alguns dias para experimentar um novo recurso e, depois, pedirem feedback sobre como ele está ajudando a aumentar a eficiência no trabalho. Com esses comentários em mãos, a empresa pretende montar um business case para fazer uma implantação em maior escala. 

"Eu também estou participando do teste preliminar e senti uma melhora significativa na minha capacidade de simplesmente iniciar um novo projeto. Com o Gemini, tenho ajuda quando estou olhando para um documento em branco no Google Docs ou para células em branco no Google Sheets, porque posso pedir para ele gerar novas ideias ou criar um modelo de planilha", relata Renata. De acordo com a executiva, a IA do Google também ajuda a formular perguntas analíticas que nunca pensaria em fazer. "Mal posso esperar para fornecer a todas as pessoas da Natura seus próprios agentes de IA. O futuro do trabalho será definido pela automação de tarefas operacionais repetitivas, para que as pessoas possam se concentrar na análise de informações. Com o Google Workspace e o Gemini, estamos vendo essa mudança acontecer em tempo real", destaca.