Natura: Inspirando a mudança cultural em 14 países com Google Workspace e Gemini

A Natura começou a implantar o Google Workspace em 14 países, iniciando com usuários iniciais e depois em fases, por país, migrando 20.000 contas e 900 TB de dados em apenas seis meses. Desde então, a empresa se concentrou em evoluir a adoção e descobrir novos casos de uso.

"Nossa solução anterior tinha a mesma interface por mais de 30 anos e não estava configurada para uma colaboração fluida", lembra Marques. "O Workspace começou como uma ferramenta de colaboração nativa, portanto, quando começamos a usá-lo, as pessoas passaram a conectar-se de uma forma verdadeiramente natural e intuitiva."

A segurança também era uma preocupação primordial para a Natura. Como uma solução com segurança incorporada, o Workspace deu à empresa a confiança de ter escolhido o parceiro certo para suas necessidades neste contexto. E, com recursos avançados de segurança, como prevenção de perda de dados incorporada, a Natura não precisa de soluções separadas para proteger seus dados.

Além da colaboração, o Workspace capacita os usuários finais da Natura de formas inovadoras, incluindo a criação de ferramentas personalizadas sem a necessidade de desenvolvedores ou expertise em codificação. Em pouco tempo, os funcionários já desenvolveram quase 2.000 aplicativos de negócios com o AppSheet, uma ferramenta no-code incluída no Workspace que permite que as pessoas criem aplicativos que impulsionam a produtividade. Por exemplo, a equipe financeira criou um aplicativo AppSheet que eliminou mais de 17 horas de trabalho manual por semana, permitindo-lhes focar em trabalho estratégico. "O AppSheet capacita nossas equipes a resolver seus próprios problemas", diz Marques. "Nossa taxa de adoção também é incrivelmente alta, com mais de 80% das pessoas colaborando ativamente e adotando todos os recursos."

A maior transformação da Natura, no entanto, veio com o Google Workspace junto ao Gemini. O time inicialmente testou o potencial da ferramenta com um grupo de controle de 400 pessoas — e então a desativaram temporariamente. "As pessoas imediatamente se sentiram perdidas sem o Gemini", diz Marques. "Isso nos provou que o Gemini tem um impacto significativo na produtividade e que rapidamente se tornou uma parte valiosa de como trabalhamos."

Para Marques, o Gemini atua como um assistente pessoal, ajudando a identificar e priorizar os e-mails mais importantes da semana, fornecer itens de ação ou resumir documentos longos, mantendo as informações atualizadas.

Outras equipes usam o Gemini para encontrar respostas rápidas. Por exemplo, a equipe de governança pode rapidamente fazer perguntas como: "Quais contratos expiram nos próximos seis meses?" e obter resultados imediatos.

O Gemini também ajuda a aprimorar a comunicação. Como empresa brasileira, a Natura interage com países latino-americanos e parceiros americanos, o que, segundo Marques, pode criar barreiras linguísticas. "Às vezes, escrevo e-mails e peço: 'Preciso colocar isso em um tom mais formal'", diz ela. "Então a mágica acontece: as coisas se tornam muito mais profissionais e adaptadas a culturas específicas." A ferramenta também se mostra útil ao adaptar as comunicações para falar com diferentes gerações de funcionários.

Com isso em mente, a Natura transformou sua intranet corporativa de um sistema com várias camadas e baseado em menu para um simples Google Sites com pesquisa alimentada por Gemini. Os funcionários podem digitar um prompt em uma barra de pesquisa simples e encontrar instantaneamente as informações de que precisam.

A partir do apoio do Gemini em diversos fluxos de trabalho, as equipes da Natura economizam cerca de 2,5 horas por semana. Mas agora que o Gemini está incluído em todas as licenças do Workspace, a Natura não precisa mais justificar a necessidade dele — os times de trabalho podem simplesmente usá-lo para aprimorar suas tarefas, nas aplicações que já utilizam todos os dias. Isso também ajudou a Natura a evitar o uso de soluções de IA não aprovadas, que representavam um risco de segurança. Com uma licença empresarial, todos os dados e a governança da empresa são gerenciados internamente, fornecendo uma ferramenta segura para todos.

Ao capacitar os funcionários a criar seus próprios recursos especializados do Gemini,  a ideia não é apenas melhorar a eficiência, mas expandir a força de trabalho especializada, tornando seu conhecimento único e escalável.

Assim, atualmente, 78% dos colaboradores usam o Gemini todos os dias. E a Natura vai além: também está experimentando o NotebookLM para tornar as soluções mais fáceis de assimilar. Por exemplo, após um grande evento de varejo em Nova York, os participantes criaram rapidamente uma apresentação abrangente usando o NotebookLM, colaborando para preparar slides que poderiam compartilhar facilmente com toda a organização. A iniciativa ajudou todos a se atualizarem muito mais rapidamente do que se tivessem que ler documentos por conta própria.

"Agora usamos o Gemini todos os dias," diz Marques. "Já estamos olhando para trás e dizendo, 'Como eu vivia sem ele?'"

À medida que a Natura aprofunda o uso do Google Workspace com Gemini, há uma preocupação em implantar o Gemini em quatro dimensões: tarefas cotidianas; mudança nas operações e serviços; impacto nos clientes e otimização interna. Mas, para Marques, a melhor forma de tirar o máximo proveito do Gemini é através das pessoas da Natura. "O Google Workspace com Gemini e o NotebookLM geraram uma mudança de mentalidade, inspirando as pessoas a pensarem de forma diferente sobre suas atividades e a resolverem problemas de maneiras criativas", diz ela.

Essa transformação se reflete nos consumidores da Natura. Através da otimização das operações internas e da resolução de tarefas administrativas com mais eficiência, a empresa reduziu os prazos de entrega e se tornou mais eficaz em atendê-los. Mais do que isso, as equipes estão sendo aprimoradas e atuando ativamente para criar novas possibilidades aos clientes.