Google Workspace に移行して従来の働き方を再構築した Turner Industries

※この投稿は米国時間 2024 年 11 月 8 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

「初日から、Workspace を利用すれば効率性とコミュニケーションが向上するという価値を実感しました。」

- Turner Industries、最高経営責任者 Stephen Toups 氏

スナップショット: Turner Industries は、アジャイルなコミュニケーション ソリューションとコラボレーション ソリューションを実装して、将来を見据えた産業サービスを実現しています。Google Workspace への移行を開始して以来、Turner Industries は以下のような成果を上げています。

• 5 年間でライセンス費用を 800 万ドル削減

• 1 年あたり 17,000 時間分の従業員の生産性を回復

• 冗長的な事務処理が改善し、業務計画の策定にかかる時間を 50% 短縮

ミッションと課題

産業サービス業界のリーダーとして、Turner Industries は、十分な試行を重ねたプロセスに頼って長年にわたり事業を進めてきました。しかし、費用の増加と顧客の要望の高まりに直面した同社は、従来のシステムをモダナイズしなければトップの座を守れないことを理解しました。共同作業の改善、生産性の向上、費用削減を目指して、同社のチームは Microsoft Office から Google Workspace への移行を開始しました。この移行により、業務のモダナイズと生産性の大幅な向上が見込まれました。

「当社が Workspace への移行を始めたのは費用削減が目的でしたが、プロセスを進めるうちに、このプラットフォームのコミュニケーション機能とコラボレーション機能が将来への備えに役立つことに気付きました」と、Turner Industries で最高経営責任者を務める Stephen Toups 氏は話しています。SADA と提携して Google Workspace を実装することで、Turner Industries は従来型の業界におけるコラボレーションのあり方を再定義しています。

Google Workspace への移行

Workspace への移行にあたり、Turner Industries は、機密情報を保護しながら、膨大な量のデータをオンプレミスのデータセンターからクラウドに移行するという困難な課題に直面しました。また、従来型の業界で事業を展開する企業として、同社のチームは変化に対する抵抗を克服し、Workspace に移行することが正しい方向であると従業員に示す必要がありました。

こうした障害を乗り越えるため、同社は Workspace への移行について深い専門知識を持つ、信頼できる Google Cloud プレミア パートナーである SADA - An Insight company の力を借りることにしました。SADA チームは、事業運営への影響を最小限に抑え、生産性と費用対効果を最大限に高めながら、従業員のチェンジ マネジメントにも細心の注意を払った包括的な移行計画を策定しました。SADA は綿密な計画、継続的なトレーニング、実践的なサポートを通じて、Turner Industries が 4,800 人の従業員を Workspace とクラウドに移行するのを支援しました。移行は継続中であり、さらに多くの従業員をオンボーディングする計画になっています。

Turner Industries の最高情報責任者である Amy Kling 氏は次のように話しています。「SADA は、チェンジ マネジメントを明確に定めた計画を提供してくれました。私たちはそれに従うだけで済みました。SADA チームは、やると言ったことをすべて実現しただけでなく、予定より早く成し遂げました。」

Workspace への移行を始めてから、Turner Industries ではすでに働き方に大きな変化が起きています。Google Meet は場所に関係なく全従業員のつながりを維持する一方、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドはチームによるリアルタイムまたは非同期での同じファイルの共同作業を可能にします。これにより、変更が発生しても全員が最新の状態を把握でき、バージョン管理が不要になります。この新しい働き方の結果、従業員の生産性は 1 年あたり 17,000 時間回復し、ライセンス費用は 5 年間で 800 万ドル削減されました。

従業員自身も、より自発的に行動できるようになったと感じています。メキシコ湾岸で大規模なハリケーンが発生した際、現場スタッフは共有のスプレッドシートを作成し、稼働中の現場の状況を追跡できるようにました。彼らは、状況の変化に合わせて全員が最新情報を把握できるよう、各自のデバイスからリアルタイムでスプレッドシートを更新し続けました。このような手法を通じて、冗長的な事務処理が改善し、業務計画の策定にかかる時間を 50% 削減できました。

「現場のリーダーたちは数十年にわたり同じプロセスを使ってきました。そのため、このように Google スプレッドシートを採用してもらえたことは、私たちにとって記念すべき勝利でした。重大な気象事象中に情報を一元管理する場所が提供され、当社の文化が変わりつつあること証明してくれました」と Toups 氏は話しています。

今後の展望

Google Workspace への移行は、Turner Industries のテクノロジー変革の始まりにすぎません。同社は、チーム全体で開発を民主化するために AppSheet を導入し、デバイス管理を効率化するために ChromeOS を導入しています。また、多要素認証やアクセス制御など、Workspace の組み込みのセキュリティ機能も導入しています。同社のチームは BigQuery へのデータ移行も開始しています。この移行は、これまでアクセスできなかった価値ある分析情報の宝庫の開放につながります。これにより、セキュリティ保護された、データドリブンな意思決定を行う新たな機会が生み出されました。Kling 氏は次のように話しています。「BigQuery への移行は非常に大きな価値を当社にもたらすと確信しています。当社のデータの信頼できる唯一の情報源となることでしょう。この取り組みに参加できることを嬉しく思っています。」

また、チームは Workspace の高度な AI 機能を活用し、従業員の業務の遂行を効果的なツールで支援することに期待を寄せています。Toups 氏は次のように話しています。「Workspace を利用すれば効率性とコミュニケーションが向上するという価値を初日から実感しました。将来的には、ビッグデータや AI との連携も視野に入れています。このテクノロジーが今後どのように進化していくのか正確にはわかりませんが、Google Workspace はその実現に貢献するものと確信しています。」