Google Workspace のスキルを通じて、チームのノウハウを Gemini に教える

※この投稿は米国時間 2026 年 9 月 17 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

どのチームやプロセスにも、頼りになる人が 1 人はいます。マーケティング アセットの取りまとめであれ、顧客向けプレゼン資料の作成であれ、各種報告フォームへの入力であれ、それぞれのタスクの細かな事柄からベスト プラクティスまでを知り尽くしている、その道の第一人者です。こうした人たちは、ルールやガイドラインを熟知しているだけでなく、そこに至るまでの組織特有の背景や事情も理解しています。このような社内の知識を組織全体に広めるには、通常、長時間のトレーニングとリソースが必要になります。

こうした状況において、Google Workspace のスキルを活用できるようになりました。スキルとは、Gemini in Workspace で再利用可能なプロンプトであり、チーム独自のルール、テンプレート、参照ファイルに基づいて、業務プロセスを自動的に行うように指示するものです。 Workspace のスキルを使えば、個人のノウハウを組織全体で利用できるようにして、自動化を促進できます。

スキルを共同で作成する

専門知識を共有する作業は、いわば、チームプレーであり、全員の知識を一つにまとめて、プロセスの改善を重ねていく必要があります。このたび、Workspace でスキルをリアルタイムで共同編集できるようになりました。任意のユーザーが Google ドキュメントでスキルビルダー ツールを使って新しいスキルを作成し、他のチームメンバーを招待してコメントを求め、一緒に改良を重ねられます。スキルが利用可能な状態になったら、ドキュメントにアクセスできるユーザーは誰でも、Workspace Studio で数回クリックするだけで簡単にこのスキルを追加して有効にできます。

Workspace のコンテンツやウェブで繰り返し発生するタスクを、新しいスキルとして作成すれば、静的な知識を動的な遂行へとスムーズにつなげられます。スキルは、以下の生成に最適です。

• ブランドの統一感: メールの下書きや各種ファイルで、承認されたトーン、文体、ビジュアル アイデンティティを維持できます。
• 標準化されたテンプレート: 定型フォーマットを正確に守りながら、提案書、契約書、プロジェクト トラッカーを作成できます。
• 進捗報告: 進行中の会議のメモや、Google Chat メッセージ、ファイルに基づき、進捗報告を希望の形式で作成できます。Gemini プロンプトにメモやメッセージをいちいちアップロードする必要はありません。

たとえば、請求書チェック作業を自動化するスキルを作成したいとしましょう。現在、多忙なチームメンバーの 1 人にこの業務が集中してしまっているからです。スキルを使えば、新しく作った請求書を受信トレイ内の直近のものとすばやく比較し、相違点を特定できるようになり、請求書のチェックという手間のかかる作業の負担を軽減できます。

統一感のある提案資料を作成するスキルを作ることもできます。

また、テンプレート化されたスキルの中から選択して、メールやブログ投稿など、あらゆる種類のドキュメントをブランドのトーンに沿ったものにすることもできます。

Workspace Studio でスキルを作成、テスト、管理する

作成したスキルの改良やテストは、AI への作業割り振りの「中央制御室」である Workspace Studio から行えます。Workspace Studio では、次のように効率的にスキル管理を行えます。

• 作成と改良: カスタムスキルを手動または Gemini で作成します。
• リアルタイム テスト: スキルを広く公開する前に、スキルの出力をリアルタイムで検証できます。
• 一元化されたガバナンス: セキュリティ ポリシーを維持しながら、組織全体でスキルを参照、編集、共有できます。

Workspace のあらゆる場面でスキルを利用可能 - 多層的なデータ保護も完備

スキルは、Workspace ですでにおなじみの機能の根幹に組み込まれています。たとえば、以下のような使い方ができます。

• Gemini in Workspace: Gmail / ドキュメント / スライド / ドライブ内の Gemini サイドパネルや Gemini in Chat で、スキルを直接 @ メンションできます。
• Workspace Studio のフロー: Workspace Studio のフローにスキルを接続できます。
• ドライブ: 人気の外部スキルをウェブからドライブにアップロードし、Workspace Studio で参照して、独自コピーを作成できます。

近日提供予定:

• Marketplace: スキルを Google Workspace Marketplace に公開して、他のユーザーに見つけてもらえます。
• 管理コンソール: 管理者が検証済みの組織スキルをキュレート、管理し、部門間で配布できます。管理者は、Gemini Enterprise と Workspace の両方の組織スキルを、Agent Registry で管理できます。Workspace Studio に組み込まれているセキュリティ管理機能について詳しくは、こちらをご覧ください。

使ってみる

Workspace のスキルをさっそく試して、チーム独自のノウハウを広く活用できるようにしましょう。以下の動画では、実際の動作の様子をご覧になれます。

Workspace のスキルは、管理者が管理コンソールで Gemini ベータ版の設定を有効にしている組織でご利用いただけます。この設定と利用可能な機能について詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

- Workspace Studio、プロダクト マネージャー、Ali Douvre