ご質問への回答: Gmail でワークフロー ダッシュボードを作成する方法

※この投稿は米国時間 2024 年 5 月 31 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

Google のエグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin がお届けするプロダクティビティ アドバイス コラム「ご質問への回答」へようこそ。Laura が Google Workspace でよりスマートに働く方法についての質問にお答えします。最初の投稿を見逃した方は、Google カレンダーで生産性を高める方法をご覧ください。また、Laura の新しい著書『Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing』について詳しくは、Laura のウェブサイトをご覧ください。

今回のご質問は、Google Workspace 認定プロフェッショナルの Christian N. さんから寄せられたものです。

「Laura さん、こんにちは。Gmail でお気に入りの受信トレイの種類は何ですか？その理由も教えてください。」

Christian さん、ご質問いただきありがとうございます。

Gmail は、重要なタスクを一元管理し、優先順位を付けるのに役立つ、非常にパワフルな生産性向上ツールです。使い方にもよりますが、私が気に入っている受信トレイの種類は、マルチ受信トレイです。このトレイを使って、Gmail をニーズに合わせてカスタマイズされたワークフロー ダッシュボードに変える方法をご説明しましょう。

受信トレイに新しいメッセージや返信の下書き、途中まで完了したタスクが混在していると、いつまでたっても作業が終わっていないように感じてしまいます。重要なメッセージも見つけにくくなりますよね。次のプロセスを使用して、メールとの関係を変えてみてください。

メールを整理する 3 つのステップ

1. 見る必要のないメールを削除する

受信トレイに何百ものメッセージが入っていると、非常に気が散ります。未開封のメールは、少しずつあなたの注意力とエネルギーを奪っていきますそのため、こうした気が散る原因を取り除くことが重要です。まず、無関係なメールを探すことから始めましょう。未開封のメールの中で「購読解除」や「ブラウザで表示」を含むメッセージがあるものを検索します。次に、これらのメールを自動的に削除するフィルタを作成します。メール内からフィルタを作成することもできます。また、送信者のブロックや登録解除のほか、スパムとしてマークすることも可能です。これらの不要なメッセージを削除するだけでも、集中力を高めることができます。

2. 見るべきものが目立つようにする

ラベル、色、フィルタを使用して、重要なメールが埋もれないようにします。まず、「VIP」というラベルを作成し、赤などの目立つ色を選択します。次に、上司やその他の重要な関係者からのメールにこのラベルを適用するフィルタを設定します。メッセージに「スター」を付けて目立つようにすることもできます。毎週の業界ニュースレター、カレンダーの招待、主要なクライアントからの連絡など、すべての定期的なメッセージに固有のラベルとフィルタを作成してみてください。すると、受信トレイをざっと見ただけで重要なメッセージを簡単に見つけられるようになります。

3. 洗濯物を仕分けるようにメールを分類する

洗濯物はカゴに分類し、順番に洗って乾かし、カゴ一杯の洗濯物を一度にたたんで片付けるのが理想的ですよね。1 着ずつ片付けたり、濡れた服と乾いた服を混ぜたりすることは決してありませんが、多くの人はこれと似たようなことをメールで行っているのです。1 日に何度もメールをチェックし、既読メールと未読メールを同じ場所に保存し、時には同じメールを何度も読んでからそれに対応することもあります。受信トレイに既読メッセージと未読メッセージ、完了したリクエストと未完了のリクエストが混在していると、何に注意を払う必要があるかを思い出すのに無駄な時間を費やしてしまいます。

カレンダーに「メールを処理する」時間をスケジュール設定し、その時間内に各メッセージに対処しましょう。メッセージを「返信」「読む」「再確認」「リラックス」の 4 つのバケット（ラベル）に分類します。

• 返信: すぐに対処する必要があるメッセージです。

• 読む: 読む必要はあっても返信する必要のない情報メールです。

• 再確認: 成果物を添えて返信する前にフォローアップが必要なメッセージです。

• リラックス: 対応が不要になったメールを、後で参照できるようにアーカイブやフォルダに保存したり、ラベルを付けておきます。

Gmail をワークフロー ダッシュボードとして活用するための次のステップ

手順は次のとおりです。

• 「返信」「読む」「再確認」「リラックス」の 4 つのラベルを作成して、1 回限りの受信トレイ設定を行います。

• [設定] で [マルチ受信トレイ] を有効にして、4 つのラベルごとに受信トレイを作成します。私は、受信トレイの右側にペインを設定するのが好きです。

これで、メインの受信トレイでメールをアーカイブすると、そのラベル検索に合致する限り、新しいマルチ受信トレイのペインにメールが残ります。たたむ服やハンガーにかける服などを分けて洗濯物カゴに入れるようなものだと考えてください。乾燥機から取り出した洗濯物を、次にどうする必要があるかに応じてそれぞれのカゴに入れるイメージです。メッセージがいずれのカテゴリにも該当しない場合、それはアクティブなメールではないため、受信トレイに残す必要はありません。悩まずに、アーカイブするか、削除しましょう。

ワークスペースをさらにカスタマイズする
受信トレイを仕事のスタイルに合わせて調整します。今後のイベントや Google ドキュメントの変更に関する通知が多すぎる場合は、通知をカスタマイズして、アラートの受信を停止できます。レイアウトを変更したり、ビジュアル テーマを選択したりして、ワークスペースの外観をカスタマイズします。また、受信トレイのカテゴリやタブを追加または削除することもできます。

Gemini for Google Workspace で受信トレイを効率化する
Gemini for Google Workspace を活用すれば、情報をすばやく見つけ、状況に応じた関連性の高いメッセージを作成できるため、受信トレイの処理を効率化できます。たとえば、上司から最新の販売数をメールで送信するように依頼されたとします。Gmail を開いて [作成] をタップし、本文の下にある [文書作成サポート] を選択します。Gemini に「第 1 四半期の販売数を記載した上司宛てのメッセージを下書きしてください」と指示すると、Gemini が数秒で Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドからデータを取得し、メッセージに追加してくれます。あるいは、Gemini に「来週金曜日の正午に開催される Dan の退職パーティーへの招待状を、楽しくて明るいトーンで書いてください」と指示すると、Gemini がすぐにメッセージを生成してくれます。このメッセージはメールに挿入したり、編集したり、そのまま送信することもできます。

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このほかにも、生産性を上げるためのヒントをぜひお読みください。

-Google Workspace チーム