조직의 업무 방식을 변화시키는 7가지 Workspace 혁신

* 본 아티클의 원문은 2022년 12월 9일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

2022년 Google은 고객의 니즈에서 착안해 300여 가지의 새로운 기능을 제공하며 고객의 목표 달성을 지원했습니다. 대한항공과 같은 글로벌 항공사, Wayfair와 같은 디지털 혁신 기업 또는 미국 육군과 같은 대형 공공 부문 고객 등 다양한 부문의 고객들을 상대로 데이터와 사용자를 안전하게 보호하는 동시에 직원들의 공동작업과 연대감 강화, 효율적인 시간 활용을 지원하는 데 집중했습니다.

서울부터 시애틀, 스톡홀름에 이르기까지 전 세계 고객이 Workspace로 일하고 있다는 이야기를 들으면 큰 보람을 느낍니다. 고객들의 작업 방식을 바꾼 7가지 Workspace 혁신은 다음과 같습니다.

1. 공동작업과 더 많은 작업 수행을 위해 스마트 캔버스의 기능을 확장하기

디지털 공동작업을 수행하기 위해 온종일 도구와 탭을 전환하느라 힘쓰지 않아도 됩니다. 업무 흐름에 적합한 정보와 인력을 배치하면 필요한 모든 변화를 일으킬 수 있으며, 이는 Google이 스마트 캔버스에 투자해 차세대 공동작업을 강화하는 이유입니다. Google Docs에서 다른 사용자와 처음부터 협업하며 공동작업을 수행하는 과정이 수월해졌지만, 스마트 캔버스는 아이디어를 포착해 실행함으로써 작업을 한 단계 더 발전시킵니다. @멘션을 통해 Docs, Sheets 또는 Slides에 간단히 설명을 남기는 것만으로도 적합한 인력과 데이터를 모아 지능형 워크플로를 만들 수 있으며 이 모든 과정이 앱 전환 없이 이뤄집니다.

올해 Google은 스마트 캔버스의 기능을 서드 파티 앱으로 확장해 사용자가 Workspace를 떠나지 않고도 Asana, Atlassian, Figma, Salesforce 등 기타 파트너의 풍부한 데이터를 활용할 수 있도록 만들겠다는 계획을 밝혔습니다. 또한 스마트칩과 타임라인 보기 기능을 Sheets에 적용해 간단한 스프레드시트를 프로젝트 추적이 가능한 강력한 대시보드로 바꿈으로써 적절한 인력, 데이터, 유용한 정보를 모두 한곳에서 활용할 수 있게 되었습니다. 

2. 보다 인간 중심적인 하이브리드 방식을 통해 연결을 촉진하고 디지털 피로감을 해소하기

전 세계 수많은 조직에서 하이브리드 방식을 도입했지만 사무실에서 근무하는 직원과 원격으로 근무하는 직원 간에 상당한 차이가 있음을 발견했습니다. 결과적으로 많은 직원이 조직은 물론 다른 직원과 서로 단절된 느낌을 받았죠. 올해 Google에서는 팀원들이 서로 떨어져 있어도 물리적으로 한 공간에 있는 듯한 기분이 들 수 있도록 몰입형 연결을 통해 위치와 기기 간 경계를 허무는 솔루션에 투자했습니다.

10월에는 화상 회의에서의 표현과 연결을 강화하기 위해 Slides의 발표자 스포트라이트 기능을 공개했습니다. 이 기능은 Meet에서 발표자의 동영상을 콘텐츠 안에 직접 삽입해 발표자와 발표 내용을 한 화면으로 보여줍니다. 또한 모든 사용자가 어디서든 하이브리드 회의에 온전히 참여할 수 있도록 스마트폰에 컴패니언 모드를 적용했습니다. 회의실의 오디오와 동영상 장치를 활용하는 동시에 회의실에 있는 참석자들이 자신의 휴대전화를 보조 화면으로 이용해 손 들기와 채팅 등 여러 활동을 할 수 있도록 만들었죠. 또한 Google은 Huddly 및 Logitech에서 제작한 AI 기반 카메라에 적응형 프레임을 적용해 원격으로 회의에 참석한 팀원들에게 회의실에 있는 모든 참석자를 선명하게 보여줍니다.

3. 어디서든 모든 직원이 더 쉽게 만나고 소통하는 환경을 만들어 연대감 강화하기

새로운 업무 환경에서는 모든 직원이 어디서 어떤 방식으로 일하든 간편하게 만나고 소통할 수 있어야 합니다. 시끄러운 공항 또는 조명이 어두운 카페에서 회의에 참석하거나 Wi-Fi 연결이 불안정해도 문제되지 않아야 합니다. 바로 이 때문에 Google에서는 특히 Google Meet에서 모든 사용자가 원하는 방식으로 회의에 참석할 수 있도록 모든 Workspace에 일관된 경험을 제공하기 위해 계속 노력할 것입니다.

올해 출시된 인물 사진 복원, 인물 사진 빛 조절, 자동 반향 제거 기능은 사용자가 이동하거나 성능이 떨어지는 웹캠을 사용할 때, Wi-Fi 연결이 불안정할 때도 Meet 영상 통화로 계속 소통할 수 있도록 지원합니다. Meet에 추가된 자동 동영상 프레임 기능은 회의에 들어가기 전에 동영상 타일의 정면 가운데에 참석자를 배치합니다. Google은 전 세계 팀이 원하는 언어로 소통할 수 있도록 Google Meet에 여러 언어로 자동 생성된 자막을 제공하고 있습니다. 

4. Google AI의 도움으로 가장 중요한 정보를 찾고 행동하기

매일 데스크와 휴대전화를 오가는 방대한 양의 정보를 제대로 파악하기란 결코 쉽지 않습니다. 어떤 문서가 자세히 읽을 가치가 있는지 알아내고, 주요 내용을 빠르게 파악하기도 어렵습니다. 올해 Google은 Docs에서 요약본을 자동으로 생성하는 기능을 출시했습니다. 이 기능은 문서의 주요 내용을 간단히 정리해 알려주므로 사용자는 중요한 정보를 빠르게 분석하고 어디에 중점을 둘지 우선순위를 정할 수 있습니다. 이와 같은 방식을 Chat에도 적용해 대화를 요약하고 사용자가 놓쳤을지 모를 유용한 내용을 알려줍니다.

또한 회의를 더 수월하게 진행할 수 있도록 업계 최고 수준인 Google AI를 활용해 Google Meet에서 자동으로 스크립트를 작성합니다(영어 기능은 출시되었으며 프랑스어, 독일어, 스페인어, 포르투갈어 기능은 2023년 출시). 자동 스크립트 작성은 회의에 참석하지 못한 직원이 내용을 빠르게 파악하거나 참석자가 회의에서 나눈 대화와 결과를 기록하고 싶을 때 활용할 수 있는 간편한 방법입니다.

5. Workspace에서 단일 통합 뷰로 더 많은 작업 수행하기

지식 노동자는 이메일, 채팅, 가상 또는 하이브리드 회의를 오가는 데 많은 시간을 보냅니다. 그러면 컨텍스트 전환이 잦아 업무 효율이 떨어집니다. 올해 Google은 사용자가 한곳에서 더 많은 작업을 수행할 수 있도록 Gmail, Chat, Docs, Meet를 단일 통합 뷰에 모으고(개인별 작업 방식에 따라 맞춤설정할 수 있는 옵션 포함) Gmail을 그 어느 때보다도 유용하게 만들었습니다. 

Gmail은 출시 이후 18년이 지난 지금도 세계에서 가장 인기 있는 이메일 플랫폼으로 영향력을 계속 강화하고 있으며 올해는 받은편지함에서 더 빠르게 검색할 수 있도록 결과를 필터링하고 정렬하는 검색 칩을 제공했습니다.

팀원들이 Google Chat의 전용 공간에서 아이디어를 공유하고 주제에 대해 토론하고 문서 작업을 함께 하고 작업을 할당할 수 있도록 새로운 기능도 추가했습니다. 조직 전반에 걸쳐 직원들을 서로 연결할 수 있도록 지원하기 위해 채팅 공간을 잘 보이게 만들고 채팅 참여자를 8,000명으로 늘렸으며, 2023년 초에는 방송 전용 발표 공간을 출시할 예정입니다.

6. 규정을 준수하고 개인 정보 보호 요건을 충족하며 더 안전하게 작업하기

업무 환경이 발전을 거듭하면서 보안과 개인 정보 보호가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 사무실 내부와 분산된 팀에 걸쳐 모든 공동작업에 필요한 기반이 되었죠. Gmail은 스팸, 피싱, 멀웨어의 99.9% 이상을 차단해 하루에만 150억 건에 가까운 원치 않는 메시지로부터 사용자를 보호합니다. 제대로 된 보안 기능을 제공하면 직원들이 신경 쓰지 않아도 되고 IT팀에 주는 부담을 줄일 수 있으므로 모두가 고부가가치 작업을 수행하는 데 시간과 노력을 집중할 수 있습니다.

올해 Google은 글로벌 조직이 규정을 준수하고 개인 정보 보호 요건을 충족하도록 지원하기 위해 EU 및 기타 지역에 있는 조직에 지역 간 데이터 전송을 제어, 제한, 모니터링할 수 있는 새로운 주권 제어 기능을 발표했습니다. 새로 출시된 액세스 승인 기능을 사용하는 조직은 적용되는 데이터에 접근하는 데 필요한 세부 규정을 만들 수 있습니다. 또한 Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet에서 이미 사용할 수 있는 CSE 기능과 더불어 Gmail과 Calendar용 클라이언트 측 암호화 기술을 추가로 발표했습니다.

사용자가 조직의 데이터 공유 정책을 보다 쉽게 준수할 수 있도록 Chat에 데이터 손실 방지(잘못된 파일을 공유할 경우 실시간 알림) 기능을 제공하고 Drive에 새로운 신뢰 규칙을 적용해 내부 및 외부 공유를 세부적으로 제어하도록 만들었습니다.

7. 좋아하는 앱을 Workspace로 가져와 단일 작업 허브 만들기

단일 앱이나 폐쇄된 환경에 매이고 싶은 사람은 아무도 없습니다. 조직과 직원들은 이메일, 채팅, 화상 회의 등을 쉽고 안전하게 이용하고 싶어 합니다. 또한 이러한 도구들이 고객과 연락하고, 데이터를 시각화하고, 프로젝트를 관리하고, 창의적인 설계를 구축하는 데 사용하는 다른 중요한 앱과 원활하게 호환되길 바랍니다.

Google은 올해도 계속해서 Workspace를 전 세계 사용자를 위한 가장 개방적이고 확장 가능한 생산성 플랫폼으로 만들기 위해 노력했습니다. Meet 및 Chat용 API와 Meet 부가기능 SDK(둘 다 2023년 초에 테스트 및 출시 예정)를 제공하는 등 Workspace 환경을 개방해 개발자가 서드 파티 앱이나 직접 구축한 앱과 안전하게 연결해 Meet 경험을 풍성하게 즐길 수 있도록 했습니다. 또한 AppSheet과 Google Chat의 통합도 발표했습니다. 이를 통해 사용자는 Chat 내에서 바로 커스텀 AppSheet 앱을 만들고 상호작용할 수 있게 되었습니다.  Google은 스마트 칩을 파트너 생태계로 계속 확장해 사용자가 훨씬 더 풍부한 데이터와 더 많은 컨텍스트, 중요한 정보를 업무 흐름에 바로 추가할 수 있도록 지원했습니다.

올해는 혁신을 통해 조직이 더 많은 작업을 수행하고 목표를 달성하는 동시에 직원들의 연대감을 강화해 공동작업을 수행하고 함께 구축하고 성장할 수 있도록 지원할 예정입니다. 2023년에도 계속해서 고객의 니즈에 귀를 기울이고 변화하는 업무 환경에서 조직이 성공할 수 있도록 새로운 경험을 제공할 것입니다.

올해 초에 출시된 Google Workspace Essentials은 별도 비용을 들이지 않고도 직원들이 기존 환경에서 생산성 도구를 보다 쉽게 선택할 수 있도록 지원합니다. 규모가 큰 조직 차원에서는 아직 전환하지 않았을지라도 이제 누구나 팀에서 현대적인 방식으로 공동작업을 수행하고 Workspace를 이용할 수 있습니다. Essentials Starter를 사용하면 화상 회의를 안전하게 진행하고, 팀원들과 대화하고, Docs, Sheets, Slides를 통해 공동작업을 할 수 있습니다. Microsoft Office 문서와 PDF를 포함한 100여 개의 파일 형식을 변환할 필요 없이 기존 도구로 그대로 작업한 후 파일을 저장하고, 공유하고, 공동 편집할 수도 있습니다.

기존 생산성 도구에서 벗어나 Workspace의 차별화된 기능을 경험할 준비가 되었다면 지금 바로 시작해 보세요.