무엇이든 물어보세요: 업무 방식 재고하기

* 본 아티클의 원문은 2024년 8월 17일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

Google에서 최고 생산성 자문직을 맡고 있는 Laura Mae Martin의 생산성 조언 칼럼 '무엇이든 물어보세요'에 돌아오신 것을 환영합니다. Google Workspace로 더 스마트하게 작업하는 방법에 관한 질문에 답변해 드립니다. 지난 게시물을 놓치셨다면 '생산성과 건강 사이의 균형 유지'를 확인하세요. 

Tony의 질문입니다.

“Laura, 안녕하세요. 오래된 습관도 바꿀 수 있을까요? 저는 수년간 같은 방식으로 일을 해 왔습니다. 그동안 문제는 없었지만, 이제 조금 변화를 주고 싶어요. 방향을 전환해서 습관을 바꾸려면 어떻게 해야 할까요?”

Tony, 질문해 주셔서 감사합니다. 여러 해 동안 유지해 왔던 방식을 바꾸기란 어려울 수 있습니다. 사고방식을 전환하고 근본적인 업무 방식을 바꿀 수 있는 5가지 방법을 소개해 드립니다.

1. 새로운 요령을 개발하는 시간 마련하기 

새로운 관점을 얻고, 우선순위를 다시 정하고, 리셋할 여유를 확보하세요. 일정이 너무 빠듯하다면 한 걸음 뒤로 물러나 큰 그림을 볼 경황이 없을 수 있습니다. 일과 중 '방해 금지 시간'을 따로 마련해 보세요. '회의 없는 날', '리셋하는 날' 등의 일정을 정해 스스로에게 집중할 시간을 마련해도 좋습니다.

2. 업무 방식 재고하기

사고방식의 전환이 더 열심히 일하라는 뜻은 아닙니다. 그보다는 접근방식 자체의 변화를 말합니다. 접근방식의 변화는 시간이 지남에 따라 생산성을 10%가 아닌 10배로 높일 수 있습니다. 지나치게 애쓰지 않고도 더 많은 것을 해낼 수 있도록 얼마나 노력하고 있는지 다시 살펴보세요. 대규모 팀의 관리자를 예로 들면 매달 팀원과 일대일 회의를 진행하는 대신 한 달에 한 번 점심시간에 팀 전체 회식을 진행하는 것이 좋습니다. 그러면 직원들이 관리자는 물론 동료 간에도 소통할 수 있으며, 관리자 또한 월별 회의 일정을 대폭 줄일 수 있다는 장점이 있습니다. 

3. 업무 방식에 알맞게 도구 맞춤설정하기

Google Workspace 설정을 다시 살펴보고 새로 개선한 워크플로에 알맞게 맞춤설정하세요. 팀 공지사항과 같이 자주 보내는 메일은 Gmail 템플릿을 만들어 두세요. Google Calendar에서 나에게 맞게 일정 알림을 업데이트하세요. 분기당 한 번은 새로운 기능이 있는지 확인해 보는 것도 좋습니다. Workspace 업데이트 블로그에서 최신 소식을 확인할 수 있습니다. 

4. Gemini에 도움 요청해 보기

Google Workspace를 위한 Gemini 같은 생성형 AI 도구는 전문가가 아니더라도 사용할 수 있습니다. 프로젝트 관리자라면 '프로젝트 관리자가 생성형 AI 도구를 활용하는 가장 좋은 방법을 알려줘'와 같이 프롬프트를 입력해 보세요. Gemini가 다음과 같은 영역에서 도움을 줄 수 있습니다. 

• 프로젝트 관리

• 의사소통 및 협업 개선

• 의사 결정 능력 향상

• 일상 업무 자동화

프롬프트의 초안을 작성하는 방법을 잘 모르겠다면 '의사소통을 위한 계획의 초안을 작성해야 할 때 사용하면 좋을 프롬프트를 추천해 줄 수 있어?'라고 질문해 보세요. '프롬프트 그 이상' 시리즈에서도 프롬프트 작성 권장사항을 확인할 수 있습니다.

5. Gemini와 함께 새로운 습관 개발하기 

결론: 조금씩 시작하기 

• 막막하게 느껴지시나요? 모든 것을 한꺼번에 생각할 필요는 없습니다.
• 먼저, 가장 자주 하는 일 대여섯 가지를 목록으로 나열해 보세요. 그런 다음, 나열한 항목 중 하나라도 생성형 AI로 자동화할 방법이 있는지 살펴보세요.
• Gemini의 도움을 받아 팀을 위한 사내 '해피 아워'를 계획해 보세요. Gemini가 장소를 선정하고, 초대장 초안을 작성하고, 심지어 대표 음료까지도 고민해 줄 수 있습니다.
• 얼마나 많은 시간이 절약되었는지 알게 되면 더 집중할 의욕이 생깁니다.
• Workspace 커뮤니티 포럼의 일원이라면  Google Workspace Q&A에서 질문을 제출할 수 있습니다. 그 외의 경우에는 asklaura@google.com으로 질문을 보내주세요.