A agência brasileira de turismo internacional substituiu planilhas fragmentadas por um sistema unificado desenvolvido com AppSheet, permitindo o controle em tempo real de seu orçamento de R$ 840 milhões e transformando a tomada de decisões estratégicas em 200 mercados globais
A Embratur, agência brasileira de promoção do turismo, opera como um serviço social autônomo que divulga destinos brasileiros para visitantes internacionais. A organização administra um complexo orçamento anual de R$ 840 milhões, abrangendo campanhas de marketing, press tours (viagens de imprensa) e eventos internacionais de turismo em mais de 200 países.
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Brasil
A agência brasileira de turismo internacional substituiu planilhas fragmentadas por um sistema unificado desenvolvido com AppSheet, permitindo o controle em tempo real de seu orçamento de R$ 840 milhões e transformando a tomada de decisões estratégicas em 200 mercados globais
Google Workspace Results
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Relatório orçamentário reduzido de semanas para minutos
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Prazo de desenvolvimento de 18 meses versus anos com codificação tradicional
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Mais de 50 planilhas automatizadas com até 250 colunas por aba
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Economia de 10 vezes nos custos em comparação com soluções empresariais alternativas
Quando a , agência brasileira de promoção do turismo, passou por uma transição de liderança em 2023, descobriu uma grande quantidade de dados perdidos em sistemas desconectados. A organização, responsável por atrair visitantes internacionais e gerenciar um orçamento anual de 840 milhões de reais, não possuía uma visão unificada de suas operações financeiras.
Como um serviço social autônomo que não é totalmente público nem privado, a Embratur possui requisitos únicos de prestação de contas. A agência se reporta ao Tribunal de Contas da União (TCU) e, além de manter a independência operacional, deve cumprir as exigências do portal de transparência. Isso envolve a divulgação proativa de informações relacionadas a operações governamentais, finanças e outros dados relevantes para garantir o acesso público e a responsabilização. Essa estrutura híbrida exige uma rigorosa fiscalização orçamentária dos fundos públicos, ao mesmo tempo que permite a flexibilidade necessária para a promoção internacional do turismo, como campanhas e eventos do setor.
"Cada área da Embratur tinha suas próprias planilhas — contratos, marketing, compromissos orçamentários, pagamentos/liquidações — e nenhuma delas se alinhava", afirma Caroline Jorge, gerente de orçamento, finanças e contabilidade da Embratur. "Tínhamos muitos microdados, mas nenhuma visão macro que pudesse apoiar as decisões estratégicas."
Para uma organização que gerencia fundos públicos com o objetivo de divulgar os destinos turísticos do Brasil em centenas de países, essa fragmentação criava sérios desafios: os compromissos orçamentários podiam exceder os fundos disponíveis, o planejamento estratégico era quase impossível, e a preparação dos relatórios governamentais levava semanas de trabalho manual. Reconhecendo que a Embratur precisava de ferramentas modernas para cumprir sua missão de atrair visitantes estrangeiros ao Brasil e impulsionar o crescimento econômico por meio do turismo, a nova liderança dobrou seu foco na transformação digital, contando com o .
Desenvolvendo soluções empresariais com AppSheet no-code
“O AppSheet fez a ponte entre o desenvolvimento técnico e os negócios de finanças. Ele permite que nossa equipe financeira entenda o que está acontecendo por trás do sistema, e que os desenvolvedores compreendam o fluxo e os conceitos orçamentários. Isso ajudou a aproximar as duas funções.”- João Barros, Desenvolvedor de Software, Embratur
No momento em que a Embratur decidiu migrar para o Google Workspace em 2023, a decisão foi parcialmente financeira: a plataforma era cerca de 10 vezes mais acessível que as alternativas. Mas a verdadeira transformação começou quando a equipe descobriu o , que estava incluso na sua licença Google Workspace Enterprise Plus.
"Não conseguiríamos construir nosso novo sistema com apenas três desenvolvedores, especialmente porque temos outras necessidades de desenvolvimento", afirma João Barros, o Chefe de Desenvolvimento de AppSheet na Embratur, apesar de ele ter uma formação em administração e não em TI. Isso destaca o poder do AppSheet em capacitar usuários não técnicos a criarem aplicativos empresariais sofisticados.
A equipe projetou o "Hermes", sistema abrangente de gestão orçamentária que lida com tudo, desde o planejamento estratégico até os pagamentos finais. Construído usando a plataforma no-code do AppSheet, ele elimina processos manuais e automatiza a validação de dados em todos os muitos fluxos de trabalho financeiros da Embratur.
"O AppSheet fez a ponte entre o desenvolvimento técnico e os negócios de finanças", diz Barros. "Ele permite que nossa equipe financeira entenda o que está acontecendo por trás do sistema, e que os desenvolvedores compreendam o fluxo e os conceitos orçamentários. Isso ajudou a aproximar as duas funções."
O desenvolvimento levou um ano e meio, prazo que teria sido impossível com abordagens de codificação tradicionais. "Com apenas três desenvolvedores, o projeto Hermes teria nos levado anos usando Java ou C. O AppSheet nos permitiu completá-lo em 18 meses. Isso mostra o potencial do desenvolvimento no-code ou low-code para gerar ganhos reais de produtividade", afirma Gabriel de Jesus, Supervisor de Orçamento da Embratur.
Controle financeiro total de um orçamento de R$ 840 milhões
“Com apenas três desenvolvedores, o projeto Hermes teria nos levado anos usando Java ou C. O AppSheet nos permitiu completá-lo em 18 meses. Isso mostra o potencial do desenvolvimento no-code ou low-code para gerar ganhos reais de produtividade.” - Gabriel de Jesus, Supervisor de Orçamento, Embratur
O Hermes agora controla todos os aspectos do orçamento da Embratur. "Do ponto de vista da gestão, desde o planejamento até o pagamento, há a criação do plano de ação, o orçamento do programa, a execução orçamentária, a liquidação, a análise de pagamento e os pedidos de viagem", explica Gabriel de Jesus. "O Hermes lida com toda a gestão financeira e orçamentária da Embratur."
O sistema também exige autorização para todos os compromissos e valida os saldos dos projetos antes de permitir qualquer despesa. "Tudo é rigorosamente controlado: você deve comprometer fundos antes de emitir um pedido; você não pode emitir uma ordem de serviço acima desse compromisso; e não pode solicitar pagamento acima do valor da ordem", detalha Jorge. Essa validação automatizada eliminou erros orçamentários que ocorriam anteriormente, quando os departamentos trabalhavam em planilhas separadas.
O sistema lida com a complexidade operacional única da Embratur, incluindo projetos internacionais com câmbio de moeda estrangeira e implicações fiscais. Fundos de contingência embutidos ajustam-se automaticamente às flutuações cambiais, uma capacidade que a organização não tinha como rastrear ou gerenciar antes.
"Pela primeira vez, no final do ano, poderei compartilhar com o presidente exatamente quanto de imposto de renda pagamos", diz Gabriel de Jesus. "Este tipo de análise pode até gerar uma discussão com a Receita Federal do Brasil, pois é um exemplo do Brasil investindo no Brasil."
Transformando a tomada de decisões estratégicas e relatórios
“Hoje, posso dizer ao nosso diretor: 'Temos essa quantia de dinheiro disponível em nossa reserva para o mês que ainda não foi comprometida.' Essas decisões estratégicas eram impossíveis antes de construir o Hermes com o Google Workspace.” - Caroline Jorge, Gerente de Orçamento, Finanças e Contabilidade, Embratur
Com o Google Workspace apoiando a colaboração e o AppSheet automatizando operações críticas de negócio, tarefas que antes levavam semanas agora são concluídas em minutos, e insights baseados em dados, que eram inatingíveis, agora são padrão. "Hoje, posso dizer ao nosso diretor: 'Temos esse valor de dinheiro disponível na nossa reserva para o mês que ainda não foi comprometido'", afirma Jorge. "Essas decisões estratégicas eram impossíveis antes de construir o Hermes com o Google Workspace."
A geração de relatórios orçamentários para auditores federais, que antes exigia semanas de compilação manual, também acontece em tempo real. "Hoje, cada compromisso orçamentário que é iniciado já está categorizado. Se eu precisar de um demonstrativo orçamentário filtrado por código, simplesmente executo uma consulta e obtenho o total somado instantaneamente", explica Gabriel de Jesus.
O sistema oferece rastreamento de auditoria (audit trail) completo para o orçamento da organização. "Seguindo adiante, apenas projetos autorizados existem. Se houver qualquer dúvida — mesmo sobre quem inseriu uma linha no sistema — o AppSheet nos fornece o usuário, o registro de data/hora e o aprovador", acrescenta Gabriel de Jesus.
O sucesso do Hermes incentivou uma adoção mais ampla do AppSheet em toda a Embratur. A equipe construiu o "Embracar", aplicativo de transporte interno que funciona como um Uber para as viagens dos funcionários. Usando a integração da através do , o sistema converte endereços brasileiros complexos em coordenadas e fornece navegação automatizada para os motoristas.
Olhando para o futuro com insights impulsionados por IA
A Embratur está planejando o "Hermes V2", que integrará o para permitir interações em linguagem natural com seus dados financeiros. Isso permitirá que os funcionários façam perguntas como: "Quanto de imposto de renda gastei em 2025?" e recebam respostas instantâneas baseadas nos seus dados do AppSheet.
"Agora que superamos a construção básica de dados, a meta é usar a API do Gemini para criar um modelo de IA," diz Barros. "Nosso objetivo é usar o Gemini para converter consultas em linguagem natural ou SQL, permitindo que os usuários interajam com um agente de IA, façam perguntas e recebam respostas baseadas exclusivamente nos dados do Hermes. Atualmente, estamos fazendo um piloto, com um potencial lançamento em 2026."
A empresa também planeja testar o e o para aprimorar suas capacidades de inteligência de dados. Com os dados estruturados do Hermes fornecendo a base, a Embratur está posicionada para construir ferramentas ainda mais sofisticadas de análise e tomada de decisão.
"O Hermes é o melhor sistema para a Embratur porque foi construído internamente e adaptado às nossas necessidades específicas," diz Barros. "Se tivéssemos comprado um sistema genérico e o customizado, teria custado milhões. O Hermes, com sua arquitetura modular, é ideal para nós."
O sucesso demonstra como plataformas no-code podem capacitar organizações a resolver desafios complexos, construindo exatamente o que precisam, em vez de se adaptarem a soluções genéricas.