Com a centralização e democratização das informações no sistema ePROMP e ao utilizar recursos da nuvem, os membros do MP-PR passaram a economizar tempo em tarefas e a concentrar esforços no atendimento ao cidadão
O Ministério Público do Paraná é uma instituição que atua na proteção das liberdades civis e democráticas, buscando assegurar e efetivar os direitos individuais e sociais indisponíveis.
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Brasil
Com a centralização e democratização das informações no sistema ePROMP e ao utilizar recursos da nuvem, os membros do MP-PR passaram a economizar tempo em tarefas e a concentrar esforços no atendimento ao cidadão
Resultados com o Google Workspace
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Uso do Google Drive para o armazenamento de mais de 4 milhões de documentos
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Redução de mais de 3 milhões de impressões em papel entre 2019 e 2023
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Maior publicidade e transparência dos feitos extrajudiciais, agora em formato digital e com possibilidade de acesso simultâneo
O atua na defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. Os seus membros são os promotores de Justiça e procuradores de Justiça. Além disso, o MP-PR dispõe de um quadro de servidores para funções de apoio.
Envolvido diretamente em questões como a defesa da saúde pública, do meio ambiente, do patrimônio público, dos direitos da criança e do adolescente, das famílias, do idoso e das pessoas com deficiência, dos direitos do consumidor e dos direitos humanos, o MP-PR precisa estar em contato permanente com a sociedade. Por isso, a instituição possui diversos canais para ouvir as solicitações da comunidade.
O MP-PR divide os seus atendimentos entre os processos judiciais e os extrajudiciais. Enquanto os processos judiciais já usavam um sistema digital, para os casos extrajudiciais essa não era a mesma realidade. A documentação era mantida em pastas físicas, com documentos impressos disponíveis para consulta sempre que necessário. Isso implicava, entre outras coisas, em um tempo elevado de tramitação e na perda de produtividade das equipes.
No que se refere ao uso de recursos de colaboração e produtividade da nuvem, o já era utilizado como ferramenta de e-mail institucional. Entretanto, a integração com as demais soluções do Google Workspace só passou a ocorrer de fato ao longo do projeto ePROMP, que exigiu o armazenamento de um grande volume de informações por parte do órgão público. Neste caso, o uso do foi fundamental para evitar o armazenamento interno no datacenter do MP-PR, algo que provavelmente iria demandar investimentos mais custosos.
"O ePROMP é o sistema responsável pelo registro de todos os procedimentos extrajudiciais, como a notícia de fato, o inquérito civil, o procedimento preparatório e outros. Esse sistema foi construído para registro e tramitação das atividades, algo que vai desde o atendimento ao cidadão até a solução jurídica, que pode ser um ajuizamento de ação", explica Luciana Maria dos Santos Reis, Analista de Sistemas na Divisão de Sistemas de Informação (DISIS) do MP-PR.
Ferramentas colaborativas para padronizar as atividades
“Os usuários podem produzir seus documentos a partir dos templates pré-configurados no Google Docs, agilizando e padronizando o trabalho nas promotorias. Podem, ainda, salvar esses mesmos arquivos no Google Drive, permitindo o compartilhamento e edição dos documentos pelos usuários da unidade, até que haja uma versão final e a assinatura digital.” - Luciana Maria dos Santos Reis, Analista de Sistemas na DISIS, MP-PR
O desenvolvimento do ePROMP teve início ainda em 2019 pelo módulo de Atendimento ao Público e avançou para a tramitação dos feitos extrajudiciais a partir de 2020. Os diversos módulos que fazem parte do segmento extrajudicial já estão implantados e o time que idealizou o projeto segue com o desenvolvimento de outras seções, que são de Procedimento Administrativo de Acompanhamento de TAC e Procedimento Administrativo de Acompanhamento de ANPC.
No que se refere à adesão ao Google Workspace, a integração entre as soluções da plataforma foi algo especialmente importante para garantir o sucesso do ePROMP e padronizar a comunicação utilizada pelo Ministério.
Atualmente, o sistema se beneficia do para armazenar mais de 4 milhões de documentos. Para cumprir com este objetivo, o controle de acesso dos usuários proporcionado pela ferramenta se torna vital. O se tornou um canal de comunicação essencial no dia a dia para o envio de mensagens automáticas, enquanto o passou a ser a solução ideal para a confecção e edição de templates de documentos processuais, como, despachos, ofícios, decisões e ajuizamento de ação.
O Ministério Público do Paraná conta com cerca de 1.053 unidades e mais de 4.000 usuários distribuídos em todo o estado. Esses profissionais aproveitam as facilidades do ePROMP e as funcionalidades da plataforma de colaboração na nuvem para otimizar suas atividades.
Melhorias no fluxo de trabalho: um atendimento mais ágil à população
“O tempo que economizamos em localizar um procedimento, uma minuta elaborada para corrigir ou assinar, com os envolvidos podendo colaborar em um mesmo documento, isso é uma mais-valia. E quem ganha é o cidadão que tem uma resposta mais rápida às suas demandas.” - Mirieli Gomes de Queiroz, Oficial de Promotoria, 2ª Promotoria de Justiça de Rio Branco do Sul, MP-PR
Alguns dos módulos que constituem o ePROMP ainda seguem em desenvolvimento mas, durante os anos de seu funcionamento, o sistema já demonstrou que veio para revolucionar positivamente o modo com que o MP-PR trabalha.
Por meio do sistema e das interações possibilitadas pelo Google Workspace, o trabalho à distância se tornou viável, o que foi preponderante para assegurar a celeridade de algumas atividades. Outros ganhos constatados foram a padronização e a otimização das operações nas promotorias, incluindo a automatização de algumas tarefas antes manuais, como a expedição de comunicações.
"Por meio do ePROMP e das APIs do Google Workspace tivemos uma distribuição mais eficiente das tarefas. Outra facilidade é que o sistema possibilita a pesquisa de procedimentos com temas semelhantes em toda a instituição. Isso permite que os promotores identifiquem boas práticas e casos de sucesso, contribuindo para o aprimoramento da sua atuação", comenta um dos usuários, Guilherme Giacomelli Chanan, Promotor de Justiça da 2ª Promotoria de Justiça de São José dos Pinhais, MP-PR.
A substituição do uso de papel por arquivos digitais deu espaço para processos mais sustentáveis, além de garantir uma segurança que só um ambiente como a nuvem é capaz de oferecer. Em números, houve uma redução de 3.402.863 impressões de papel nas unidades de diversas cidades do Paraná entre 2019 e 2023, considerando toda a abrangência do Ministério.
A mudança dos procedimentos do meio físico para o ambiente digital foi algo que possibilitou a redução do tempo de tramitação das atividades. Houve a padronização dessa tramitação a partir da configuração de movimentos em diferentes fases processuais, bem como a automatização de tarefas específicas, favorecendo a produtividade dos colaboradores.
Mais vantagens obtidas estão relacionadas à maior publicidade e transparência dos feitos extrajudiciais, agora em formato digital e com acesso simultâneo tanto pela unidade de execução quanto pelas instâncias de revisão e acompanhamento: o Conselho Superior do MP-PR e a Corregedoria.
Para fortalecer ainda mais o uso da tecnologia em suas atividades, o Ministério Público do Paraná planeja integrar inteligência artificial ao ePROMP. O objetivo é auxiliar os promotores na análise, priorização e tomada de decisões nos processos em andamento, aproveitando o vasto acervo de documentos digitais disponível na plataforma.