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Workspace 개발자

Google Workspace와 Gmail을 사용한 시간 및 집중력 관리

2021년 5월 4일
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Krista MacGillivray

Technical Account Manager

Jon Harmer

Product Manager, Google Workspace

Gmail과 Google Workspace를 사용하여 시간과 집중력을 관리할 수 있는 6가지 방법을 소개합니다.

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* 본 아티클의 원문은 2021년 3월 24일 Google Cloud 블로그(영문)에 게재되었습니다.    

코로나19 대유행으로 인해 수백만 명이 재택근무에 돌입하게 되면서 동료들과의 거리감을 좁히기 위해 화상 회의에 참여하고 이메일을 주고받는 시간이 늘었습니다. 거실이나 임시로 마련한 홈 오피스가 일터가 된 상황에서 업무와 개인 용무가 충돌할 때도 있으므로 Google에서는 시간과 집중력을 관리하고 지속적으로 커뮤니케이션하기 위한 새로운 방법을 모색했습니다. 

코로나19 대유행 기간에는 평소보다 많은 이메일을 많은 사람에게 보내고 정규 근무 시간이 아닐 때도 이메일을 보내기도 합니다. 하버드 경영대학원의 조직행동학과에서 실시한 연구에서는 코로나19로 인한 이동제한이 시작되기 8주 전후의 이메일 통계를 분석했습니다. 연구 결과에 따르면 이동제한 이후 직원들은 하루에 5.2% 더 많은 이메일을 보냈고 이메일 수신자가 2.9% 늘었으며 근무 시간 외에 보낸 이메일은 약 8.3% 증가했습니다. 

스마트해진 이메일, 추천 단어, Google 어시스턴트, 근무 시간 분할, 예측 검색 등 대다수의 최신 Google Workspace 기능은 시간을 절약하고 집중력을 높이며 업무를 더 효율적으로 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 이러한 기능들을 함께 사용하면 1인당 매년 한 달(정상 근무 기준)에 상응하는 시간을 절약하여 도구를 관리하는 대신 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다. 

이 점을 염두에 두고 Gmail로 시간과 집중력을 관리하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

1. 수신자가 이메일에서 바로 업무를 마칠 수 있도록 동적 이메일을 사용하세요. Gmail이 새롭게 지원하는 동적 이메일을 이용하면 수신자가 메일 내에서 필요한 일을 바로 처리할 수 있습니다. 이러한 이메일을 손쉽게 주고받을 수 있으므로 여러 문서와 탭을 열어야 하는 불편함이 사라집니다. 이메일 수신자는 메일에서 나가지 않은 채 Drive 파일의 액세스 권한을 부여하고 Docs, Slides, Sheets의 댓글을 처리하며 일정 참석 여부를 회신할 수 있습니다. 자세히 알아보기
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2. 오프라인 상태에서도 생산성을 유지하세요. Gmail 오프라인을 사용하면 인터넷에 연결되지 않은 상태에서도 Gmail 메일을 읽고 답장하며 삭제하고 검색할 수 있습니다. 설정을 마치면 보낼편지함이 왼쪽 패널에 표시됩니다. 인터넷에 다시 연결되면 Gmail에서 자동으로 보낼편지함의 메일을 보내고 받은편지함으로 새 메일을 다운로드합니다. 현장 근무 시 오프라인 상태에서 생산성을 유지하고 정보를 확인해야 할 때 유용합니다.  
3. Gmail에서 Tasks를 사용하여 업무를 체계적으로 관리하고 우선순위를 정하세요.기능을 사용하면 클릭 한 번으로 이메일을 손쉽게 '할 일'로 전환할 수 있습니다. 마감일을 지정하면 캘린더에 자동으로 표시되며 할 일이 끝나면 이를 완료로 표시할 수 있습니다. 측면 패널에 직접 추가하여 Gmail을 벗어나지 않고도 할 일 목록을 만들고 조회하고 관리할 수 있습니다.

4. 이메일 쓰는 데 시간을 보내지 말고 혁신에 집중하세요. Gmail의 템플릿 기능을 사용하면 몇 초 만에 수정해 다양한 수신자에게 전송할 수 있는 표준화된 이메일 템플릿을 만들 수 있습니다. 이 기능에 관심이 있다면 스마트 답장스마트 편지쓰기를 확인하여 신속하게 이메일을 작성하고 답장하는 방법을 자세히 알아보세요.

5. Gmail에서 신속하게 검색결과를 확인하세요. 검색 칩으로 Gmail에서 원하는 정보를 신속하게 찾을 수 있습니다. 관련 없는 검색결과를 샅샅이 살펴보거나 검색 연산자(예: from: marketing@company.com)를 사용하지 않아도 됩니다. 예를 들어 동료의 이름을 검색하고 첨부파일 유형(Doc, Sheet, PDF 등) 또는 특정 시간대 등의 검색 칩을 선택하면 검색결과 범위를 더 좁힐 수 있습니다. 특정 키워드와 캘린더 초대를 검색결과에서 제외하는 것도 가능합니다. 검색 칩을 사용하면 Gmail에서 바로 Google Chat 기록을 검색할 수도 있습니다. 검색 칩을 사용하려면 Gmail 검색에 입력하고 검색창 아래에 있는 검색 필터 칩을 클릭하기만 하면 됩니다. 나머지는 Gmail에서 알아서 처리합니다.
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6. Gmail 숨기기 기능으로 관련 없는 메일을 무시하세요. 불필요한 이메일 대화목록 때문에 낭비되는 시간이 상당하여 Gmail 숨기기 기능을 만들었습니다. 클릭 두 번이면 관련이 없거나 더 이상 확인할 필요가 없는 이메일 대화목록을 숨길 수 있습니다. 이후에 해당 대화목록으로 수신된 모든 이메일은 자동으로 숨겨져 중요한 이메일에 집중할 수 있습니다. 이 대화에 다시 참여하려면 이메일 대화목록의 숨기기를 취소하면 됩니다.

Google Workspace에서 시간을 절약하고 보다 효율적으로 업무를 수행하는 방법이 궁금하다면 YouTube 채널을 구독하세요. Google의 생산성 자문인 로라 매 마틴이 최신 도움말 및 유용한 정보를 공유해 줍니다. Google Workspace 단축키를 확인하고 Google Workspace learning center에서 자세한 내용을 알아볼 수도 있습니다.

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