שוקלים לעבור ל-Google Workspace? שאלות נפוצות שיעזרו לכם להחליט

במסגרת Google Workspace תקבלו מספר שירותים עסקיים נוספים שאינם כלולים באפליקציות הבסיסיות ש-Google נותנת לצרכן בחינם. השירותים האלו כוללים אימייל עסקי עם שם החברה שלכם, אחסון נוסף בענן בנפח גדול פי שניים ב-Gmail ו-Drive, תמיכה מסביב לשעון בטלפון ובאימייל, זמן פעילות מובטח בשיעור של 99.9% באימייל העסקי, תאימות ל-Microsoft Outlook, תכונות אבטחה מתקדמות נוספות כגון אימות דו-שלבי וכניסה יחידה וניהול מלא של חשבונות המשתמשים.

לא. כשנרשמים ל-Google Workspace מקבלים גישה לקבוצה של אפליקציות המשולבות במערכת ופועלות בתיאום מלא. למשל, תוכלו לקבל אימייל ב-Gmail ומיד להמיר אותו לאירוע ביומן. כשתוסיפו תגובה ב-Docs‏, Sheets או Slides, השותפים לעריכה יקבלו מיד התראות על כך באימייל. בקליק אחד תוכלו להצטרף לפגישת וידאו ב-Meet מתוך תיבת הדואר הנכנס או היומן שלכם. שימוש בכלים האלו כחבילה שלמה משפר את הפרודוקטיביות ומעניק לעסק שלכם תמורה מרבית. עם זאת, אתם תמיד מוזמנים לרכוש את החבילה בשלמותה ולהשתמש רק בשירותים שתבחרו.

גילינו שרבים מהלקוחות שלנו מצליחים לחסוך את הצורך בחבילות הפרודוקטיביות הקיימות שלהם ומסתמכים אך ורק על Google Workspace ליצירת קבצים מסוגים שונים, כולל מסמכי טקסט, גיליונות אלקטרוניים ומצגות. תוכלו לעבוד על הקבצים האלו בזמן אמת יחד עם אנשים אחרים, ולשמור אותם ב-‎Google Drive‎ בענן. האפליקציות של Google Workspace מותאמות לכל סוגי המכשירים. בניגוד ליישומים מסורתיים למחשב השולחני, כאן אין צורך בהתקנת תוכנה. Google Workspace גם תואם לקבצים שנוצרים בתוכניות אחרות כמו Microsoft Office‏.

יש ל-Google Workspace שלוש מהדורות לחברות עם עד 300 משתמשים: Business Starter‏, Business Standard ו-Business Plus. לחברות עם יותר מ-300 משתמשים כדאי לשקול את הצעות ה-Enterprise שלנו. למידע נוסף אפשר להיכנס לדף התמחור.

כן, אנחנו מציעים ללקוחות חדשים את שירותי Google Workspace למשך 14 ימים. ההרשמה לתקופת הניסיון בחינם לוקחת כמה דקות, ואחריה יהיה אפשר ליצור עד 10 חשבונות לאנשי הצוות שלכם. נצטרך את פרטי החיוב שלכם כדי להגדיר את החשבון, אבל החיוב יתבצע רק אחרי תקופת הניסיון. אפשר לבטל את המינוי מתי שרוצים. כדי להפיק את המרב מתקופת הניסיון, אנחנו ממליצים לנסות לפחות שלוש משימות שאתם רוצים לבדוק, כמו למשל עבודה משותפת על מסמכים ב-Google Docs, פתיחה של פגישת וידאו ב-Meet או בדיקת אימיילים ב-Gmail מהנייד.

איך מתחילים? נרשמים ל-Google Workspace באינטרנט או יוצרים קשר עם צוות המכירות שלנו. כשנרשמים דרך האינטרנט, מקבלים באופן אוטומטי תקופת ניסיון של 14 ימים. אנחנו זקוקים לפרטי החיוב שלכם כדי להגדיר את החשבון, אבל החיוב יתבצע רק אחרי תקופת הניסיון. בכל נקודת זמן ניתן לבטל את המינוי. גרסת הניסיון מוגבלת ל-10 משתמשים לכל היותר. אם תוסיפו יותר מ-10 משתמשים במהלך תקופת הניסיון, גרסת הניסיון תסתיים ותתחילו לשלם על השימוש.

ניתן לבטל את המינוי מתי שרוצים. פשוט נכנסים לקטע 'חיוב' במרכז השליטה של מסוף הניהול. אם תבטלו במהלך תקופת הניסיון שנקבעה ל-14 ימים, לא תחויבו. במאמר הזה במרכז העזרה ניתן לקבל מידע נוסף.

במדריך ההגדרה תלמדו איך להגדיר את Google Workspace ולהעביר את המידע שלכם, ללא עלות נוספת. זקוקים לעזרה? אתם מוזמנים לפנות אל צוות התמיכה שלנו. אתם לא רוצים להתעסק בכל מה שקשור להגדרה ולמעבר של החברה שלכם? פנו אל חבר בתוכנית ‏Google Partners‏ למידע נוסף על השירותים המוצעים והעלויות שלהם.

אפשר לשלם על המינוי ל-Google Workspace בכרטיס אשראי בינלאומי. Google מקבלת תשלומים בכרטיסי האשראי הבאים: Visa‏,‏ Mastercard ו-American Express. יש מקומות שבהם ניתן גם לשלם בהוראות קבע ישירות מחשבון הבנק (נקרא גם 'חיוב ישיר').

התוכנית השנתית מוצעת במדינות מסוימות בלבד. בדף התמחור והתשלומים מופיע פירוט של המדינות שבהן התוכנית השנתית מוצעת.

כל כתובת אימייל מותאמת אישית (name@yourcompany) מוגדרת כמשתמש. אפשר ליצור כתובות אימייל חלופיות, כך שלמשתמש אחד יהיו כתובות אימייל רבות. כתובות אימייל קבוצתיות (כגון support@yourcompany) אינן נחשבות כמשתמשים. לכל משתמש יכולות להיות עד 30 כתובות אימייל חלופיות.

לא. כל משתמש יכול ליצור כתובות אימייל חלופיות וכך יהיו לו כתובות אימייל רבות. לכל משתמש יכולות להיות עד 30 כתובות אימייל חלופיות.

לא. העלות של דומיין נפרדת מהעלות של Google Workspace. במהלך ההרשמה תציינו את הדומיין שבו תרצו להשתמש לאימייל העסקי שלכם. אם עדיין אין לכם דומיין, תוכלו לקנות אחד מ-Google בתוספת תשלום.

כן. כשאתם מגדירים לראשונה את החיוב, אתם בוחרים במדינה שבה העסק שלכם פועל ובמטבע לתשלום. אמצעי התשלום שבהם תוכלו להשתמש ייקבעו על סמך המדינה שתבחרו. הפעילו שיקול דעת בבחירת המדינה והמטבע, שכן לא תוכלו לשנות את ההגדרות האלו מאוחר יותר.

כבר בשלבי הפיתוח המוקדמים של Google Workspace, ההתמקדות הייתה בצמצום האיומים שייחודיים למערכות ענן. בתי ספר, עסקים ומוסדות ממשלתיים ברחבי העולם כבר נהנים מהסטנדרטים הגבוהים של Google בתחומי הביצועים והאמינות.

הטכנולוגיה, קנה המידה והגמישות של התשתית שלנו מעניקים יתרונות אבטחה ייחודיים ללקוחות. כדי לשמור על רמת אבטחה גבוהה וביצועים גבוהים, הרשת המקיפה של מרכזי הנתונים שלנו מבוססת על שרתים שתוכננו במיוחד למטרה הזו עם מערכת הפעלה ייחודית משלנו. ‫Google שולטת בכל סוגי החומרה שלה, וכך יש לנו אפשרות להגיב במהירות לכל איום או סכנה שעלולים להתעורר.

Google מעסיקה מומחי אבטחה מקצוענים להגנה על הנתונים שלכם, כולל כמה מהמומחים המובילים בעולם בתחומי אבטחת מחשב. כמו כל הצוותים ב-Google, הצוות הזה מפתח בעקביות פתרונות חדשניים כדי ליצור עתיד בטוח יותר, לא רק למיליארד המשתמשים של Google, אלא גם לארגונים עסקיים.

ל-Google יש מוניטין מעולה בהגנה על נתוני המשתמשים. אנחנו מגינים על הנתונים מפני סכנות חיצוניות וגם מפני איומים מבפנים. בנוסף, אנחנו מגבילים מאוד את הגישה הפנימית לנתוני המשתמשים ועוקבים אחריה. הקבוצה הקטנה של העובדים שמורשים לגשת לנתונים כפופה לאמצעי אימות קפדניים, לרישום מפורט ולסריקת פעילות שמאפשרת לנו לזהות גישה לא מורשית על ידי ניתוח הפרטים ביומני הרישום.

השילוב הייחודי של אנשים, טכנולוגיה וגמישות שומר על אבטחת הנתונים שלכם ב-Google. מידע נוסף מפורט בסקירה המפורטת בנושא אבטחה של Google workspace.

‫

Google תכננה את Google Workspace עם תקנים מחמירים מאוד של פרטיות ואבטחה, שמבוססים על השיטות המומלצות בתחום. כך אנחנו עוזרים ללקוחות שלנו לטפל בדרישות התאימות והרגולציה שלהם. ‫Google מציעה מחויבויות חוזיות חזקות בנוגע לבעלות על נתונים, לשימוש בנתונים, לאבטחה, לשקיפות ולאחריותיות.

Google עוברת כמה ביקורות על ידי צדדים שלישיים בלתי-תלויים על בסיס קבוע. המבקרים הבלתי-תלויים בודקים את אמצעי הבקרה שאנחנו משתמשים בהם במרכזי הנתונים, בתשתית ובניהול הפעילות שלנו. דוגמאות לביקורות ולתקנים: SOC1™‎‏, (SSAE-16/ISAE-3402)‏, SOC2™‎‏, SOC3™‎‏, ISO27001‏, ISO 27018:2014 ו-FedRAMP. מידע נוסף על האישורים שלנו זמין בקטע אבטחה ואמון.

הרבה מהשירותים של Google Workspace תואמים גם את חוק Health Insurance Portability and Accountability Act (חוק היבילות ואחריות הדיווח של ביטוח בריאות, HIPAA) של ארה"ב.

אפשר להשתמש ב-Google Workspace for Education בהתאם לחוקים ולתקנות שחשובים לבתי ספר.

השימוש ב-Google Workspace תומך בתאימות של לקוחות לחוק היבילות ואחריות הדיווח של ביטוח בריאות בארה"ב (HIPPA), שמסדיר את אמצעי ההגנה על מידע רפואי מוגן (PHI), את השימוש בו ואת חשיפתו. לקוחות שכפופים לחוק HIPAA ורוצים להשתמש ב-Google Workspace לעיבוד או לאחסון מידע רפואי מוגן (PHI) יכולים לחתום עם Google על נספח לשותף עסקי. לצפייה בפרטים נוספים על האפשרות להשתמש בתאימות ל-HIPAA עם Google Workspace

אנחנו מכבדים את הפרטיות והאבטחה של הנתונים שאתם מאחסנים ב-Google, ומכך נובעת הגישה שלנו לגבי מסירת נתונים בתגובה לבקשות משפטיות. כשאנחנו מקבלים בקשה כזו, הצוות שלנו בודק את הבקשה כדי לוודא שהיא עומדת בדרישות המשפטיות ובמדיניות של Google. באופן כללי, כדי ש-Google תסכים למסור נתונים, הבקשה חייבת להתבצע בכתב, לכלול חתימה של נציג מורשה מטעם הרשות המבקשת ולהתבסס על חוק רלוונטי. אם לדעתנו בקשה מסוימת מקיפה מדי, ננסה לצמצם אותה. למידע נוסף אפשר להיכנס אל דוח השקיפות של Google.

נתוני הליבה שהלקוחות מעלים או יוצרים בשירותי Google Workspace מוצפנים במצב מנוחה, כמו שמתואר במאמר העזרה הזה.

ההצפנה מתרחשת בזמן כתיבת הנתונים לדיסק והלקוח לא צריך לבצע כל פעולה. ‫Google מצפינה נתונים נפרדים עם מפתחות הצפנה שונים, גם אם הם שייכים לאותו לקוח. הנתונים מוצפנים באמצעות תקן Advanced Encryption Standard של 128 ביט ומעלה.

Google מצפינה נתוני ליבה של Google Workspace גם כשהם נמצאים "במעבר", – דרך האינטרנט בין הלקוח ל-Google, או בתוך Google, בין מרכזי נתונים. אנחנו מצפינים את הנתונים שעוברים בין Google לבין הלקוחות באמצעות HTTPS עם סודיות העברה.

‫

Google כוללת ב-Google Workspace את כל תכונות האבטחה שנדרשות לרוב הלקוחות. מהדורות Business ו-Enterprise של Google Workspace כוללות כמה תכונות אבטחה נוספות, כמו ניהול מתקדם של ביקורות ב-Google Drive ומפתחות אבטחה. בכל התוכניות ולארגונים בכל גודל, לאדמינים ב-Google workspace יש שליטה מלאה על הגדרת המערכת והיישומים, דרך מרכז בקרה יחיד במסוף Admin.

לאדמינים יש גישה מיידית לכלים מתקדמים, כולל תכונות אימות כמו אימות דו-שלבי וכניסה יחידה (SSO), או כללי מדיניות לאבטחת אימייל כמו אכיפת TLS (אבטחת שכבת התעבורה), IRM (ניהול זכויות מידע) ו-DLP (מניעת אובדן נתונים). את הכלים האלו אפשר להגדיר במהירות ובקלות.

ללקוחות עם דרישות אבטחה מיוחדות שהתכונות הבסיסיות של Google Workspace לא מספיקות להם, יצרנו זירת מסחר של שותפים שמשלימים את היכולות שלנו.

כן. ל-Google יש בסיס לקוחות גדול מאוד באירופה. ‫Google מספקת ללקוחות שלה יכולות ומחויבויות חוזיות שמיועדות באופן ספציפי לעזור להם לעמוד בדרישות של האיחוד האירופי להגנה על נתונים, ובהנחיות של קבוצת העבודה לפי סעיף 29. ‫Google Workspace מציע סעיפים חוזיים סטנדרטיים (SCC) לאיחוד האירופי ונספח לעיבוד נתונים ב-Cloud. בנוסף, Google Workspace נבדק ונמצא מתאים לשימוש עם עקרונות האבטחה לענן של ממשלת בריטניה עבור 'חומרים רשמיים (כולל חומרים רשמיים-רגישים').

כן, תוכלו להעביר את כל הנתונים מהאימיילים, מאנשי הקשר ומהיומן שלכם אל Google Workspace. אתם יכולים להעביר את הנתונים שלכם ושל חברי הצוות שלכם, או לתת לחברי הצוות את להעביר את הנתונים שלהם בעצמם. ל-Google Workspace יש כלים להעביר נתונים מ-Microsoft® Exchange‏, Outlook®‎‏ או Office 365™‎‏, IBM® Notes®‎ ומערכות אימייל אחרות. מידע נוסף על הכלים שזמינים להעברת נתונים ל-Google Workspace אפשר למצוא בדף העברת הנתונים של הארגון ל-Google Workspace.

לא. תוכלו להמשיך לשלוח ולקבל הודעות אימייל כרגיל. כדי להשתמש ב-Gmail עם Google Workspace, תצטרכו להגדיר את הדומיין שלכם (רשומות ה-MX) כך שיעביר את זרימת הדואר לשרתי הדואר של Google. הפעולה דומה לרישום של כתובת דואר חדשה ברשות הדואר, כדי שכל הדואר יישלח לכתובת החדשה שלכם. אחרי שהשינויים ברשומות ה-MX ייכנסו לתוקף (תוך 72 שעות לכל היותר), תתחילו לקבל ולשלוח אימיילים דרך חשבון Google Workspace שלכם. עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, ,תוכלו לקבל ולשלוח אימיילים דרך המערכת הישנה.

לא. המעבר לא ישפיע על האתר הנוכחי שלכם. ההגדרה של Google Workspace לא מחייבת לשנות את ספק האירוח הנוכחי שלכם באינטרנט. ‫Google Workspace הוא לא ספק אירוח של אתרי אינטרנט, אבל Google מציעה פתרונות לאירוח אתרי אינטרנט דרך Google Cloud Platform.

כדי להשתמש ב-Google Workspace, צריך דומיין. שם הדומיין מופיע אחרי ה-www.‎ בכתובת האתר. אם כבר יש לכם דומיין, צריך להזין אותו בתהליך ההרשמה ל-Google Workspace. (תתבקשו לאמת שאתם הבעלים של הדומיין). אם אין לכם דומיין, או שלחשבון Google Workspace עדיף לכם להשתמש בדומיין אחר, במהלך ההרשמה תוכלו לקנות מ-Google דומיין לפי בחירתכם (אם הוא זמין).

כן, שותף של Google Workspace יכול לעזור בזה. השותפים הם חברות מנוסות לשירותי IT שיכולות לסייע לכם להעריך, להתאים אישית ולפרוס את Google Workspace, ואחרי כן להתחיל להשתמש במוצר. הן גם יכולות לספק הדרכה, ניהול נתונים ותמיכה שוטפת. אם יש לכם שאלות על הגדרת Google Workspace, אתם יכולים גם לפנות לתמיכה של Google Workspace. צוות התמיכה שלנו זמין 7 ימים בשבוע, 24 שעות ביממה.

מומלץ לבקר באתר ההגדרה כדי לקבל מידע לגבי הגדרת המערכת, תבניות לכתיבת הודעות ומשאבים לפריסת השירות ולניהול שינויים.

כן, במסוף Google Admin תוכלו לנהל את המכשירים הניידים של הארגון שלכם, בלי צורך בשרת ניהול מכשירים מקומי. התכונה 'ניהול מכשירים ניידים' (MDM) מאפשרת לאכוף מדיניות מכשירים על הניידים בארגון, ולבצע פעולות כמו מחיקה מרחוק של ניידים של משתמשים.

אם הארגון שלכם קונה שם דומיין חדש או עובד עם כמה דומיינים, תוכלו להוסיף את כל הדומיינים לחשבון שלכם ללא עלות נוספת. במקרה כזה, למשתמשים יהיו זהויות באחד או יותר מהדומיינים האלו, והשירותים ישמשו את כולם במשותף, כחלק מארגון אחד. את הדומיינים אפשר לנהל ממסוף Admin אחד. אפשר להוסיף דומיין כדומיין נפרד או כדומיין חלופי, בהתאם לשימוש שמתכננים לעשות בו.

כן. לא משנה מה גודל הארגון שלכם, מומלץ לתת את האחריות לניהול המשתמשים והשירותים לקבוצה נבחרת של משתמשים מהימנים. איך נותנים הרשאות ניהוליות למשתמש? מקצים לו את אחד מתפקידי האדמין הזמינים במערכת. הקצאת תפקיד אדמין נותנת למשתמש גישה למסוף Admin שלכם. תוכלו להפוך משתמש לסופר-אדמין שיכול לבצע את כל המשימות שבמסוף Admin. לחלופין, אפשר לתת למשתמש תפקיד של אדמין עם הגבלה למשימות מסוימות בלבד. לדוגמה, לאפשר לו רק ליצור קבוצות, לנהל הגדרות שירות או לאפס סיסמת משתמש.

בהתחלה, רוב השירותים מוגדרים במצב 'מופעל' לכל המשתמשים שלכם. אפשר להשתמש במסוף Admin כדי לכבות שירותים שאתם לא רוצים שאנשים ישתמשו בהם, או להתאים אישית את אופן הפעולה של השירותים. תוכלו להפעיל את אותן הגדרות לכולם, או להחיל כללי מדיניות שונים על משתמשים שונים. לדוגמה, תוכלו להפעיל את Meet רק עבור צוות התמיכה, או לאפשר רק למחלקת השיווק לשתף אתרי Google ציבוריים.