AI を活用して文書作成

AI テキスト生成ツールはどのように使われていますか？

AI テキスト生成ツールは大規模言語モデルを活用して、ユーザーがより速くコンテンツを作成できるよう支援します。Gemini for Google Workspace は AI を搭載したアシスタントで、コンテンツの調査、作成、推敲をサポートします。

どれほど才能にあふれたライターでも、要求されたアイデアをひねり出すのが難しいときもあります。生成 AI はライターが白紙のページから先へ進めるよう、足場を提供します。必要なのが、メールの返事か、見出しの候補か、特定のオーディエンス セグメントをターゲットにした広告キャンペーンのメッセージかにかかわらず、生成 AI が迅速な初稿の作成を支援します。明確で簡潔なプロンプトを入力してください。Gemini for Workspace がさまざまな目的のコンテンツ作成をお手伝いします。

Gemini for Workspace をアシスタントに: AI テキスト作成ツールのユースケース

長文のコンテンツの生成

長文のコンテンツには、情報を与え、楽しませ、教育する力があります。しかし、オーディエンスの心をとらえ、アイデアが明確に表現されるようなうまく構成された記事に自分の考えをまとめることが難しい場合もあります。締め切りが目の前に迫っているが、しなければならない作業が山ほどあり、集中できないときには、AI 文書作成ツールに長文コンテンツの作成を妨げるハードルの一部を取り除いてもらって、初稿を完成させることができます。

より実践的なアプローチで、コンテンツの最初から最後までを作成したい場合には、Gemini for Workspace を使ってアウトラインを作成し、それに従って文書作成ができます。このアウトラインを思考のガイドとして、物語やストーリーテリングの点から見て滑らかに続く長文コンテンツを作成することができます。Google ドキュメントでは、_文書作成サポート_が、何もないところから 1 本の記事を書きあげるお手伝いをします。そのためには、取り上げたいコンテンツや対象のオーディエンスを詳しく説明した明確なプロンプトを入力するだけです。しっかりとした初稿が完成したら、クリエイティブなタッチを加えて記事を調整し、自分らしさを出しましょう。

既存のテキストの編集

公開前に、コンテンツを誰か別の人に見てもらう必要があるという場合、生成 AI に文章を推敲させることができます。ライティング コーチ兼編集者である Gemini for Workspace が、スペルのミスや文法の誤りを修正し、見直しにかかる時間を短縮します。

Gemini in Google ドキュメントは記事のリライトにも役立ちます。Google ドキュメントで_文書作成サポート_を使用すれば、要約や短縮などのオプションを選択して、より簡潔なドラフトを作成できます。また、広告コピーを書くときも、Gemini in Google ドキュメントを使い、これまでに書いたさまざまなバージョンのテキストを見つけ出して列挙すれば、選択肢がさらに広がります。

記事のアウトラインの作成

アウトラインを使って、コンテンツを巧みに構成することができます。アウトラインで思考を整理することにより、トピックから逸脱することなく、明確で焦点のあった議論を展開できます。記事やブログ投稿のような長いコンテンツのガイドとなるコンテンツ アウトラインを作成するには、AI テキスト作成ツールが便利です。このツールを使えば、コンテンツの構成を考える時間を文書作成にあてることができます。

AI テキスト作成ツールを使ったアウトラインの作成は、よく練られたプロンプトから始まります。トピックについての詳しい情報、記事に含めるべきサブトピック、関連するキーワードなどを含めましょう。

要約の作成

メールのスレッドが長くなって、詳しい関連情報を見つけにくい場合や、会議には出席できないけれど、重要なプロジェクトの次のステップに関する最新情報を知りたい場合、生成 AI は、さまざまな文書や会議などの要約をすばやく簡単に作成することもできます。

情報をスピーディーに要約し、状況をすばやく把握するには、Gemini for Workspace を使いましょう。Gmail からの要点の抽出、会議メモの要約なども簡単にできます。

Gemini in Google ドキュメントは、長いコンテンツの要約にも役立ちます。提案用のエグゼクティブ サマリーの作成から、オンラインで公開するコンテンツのメタ ディスクリプションの作成まで、さまざまな用途に使用できます。

Gmail の返信を生成

「受信トレイが空」という実現困難なステータスを達成しましょう。また、メッセージに返信する際、適切な言葉を苦労して探すところを AI に支援してもらいましょう。Gemini in Gmail は、過去のメールの文脈に基づいて、メールのやり取りがこれからも続くような返信の作成を助けます。このツールを使って、文体を調整し、メールにフォーマルな雰囲気や、リラックスした感じを持たせることができます。また、簡潔なメールになるよう下書きを手伝ってもらって、文字数を減らし、短く読みやすいメッセージにすることも可能です。

ビジネス提案の作成

AI テキスト作成ツールは、ビジネス提案書を作成したり、見込み顧客に合わせて提案書を調整したりするのにも役立ちます。_文書作成サポート_を使って、見込み顧客とその業界の詳細をプロンプトに入力するだけで、瞬く間に、Gemini in Google ドキュメントがサービスや提案の概要を説明した提案書を生成します。さらに、通話の招待を追加して、会話の継続を支援することもできます。見込み顧客にプレゼンテーションする際には、Gemini in Google スライドが、提案を詳しく説明した資料のアウトライン作成をお手伝いします。また、Gemini in Google スライドでスピーカー ノートを作成し、プレゼンテーション中の集中力持続を助けることもできます。

 コンテンツ ライターに AI を使用するメリット

時間の節約

1 日の時間は限られていますから、押し寄せるメールや会議、終わらせなければならないタスクの波についていかなければならないと思うと気が遠くなります。生成 AI に文書作成活用すると、メールや長短さまざまな文章、企画書などに適した言葉を見つける時間を節約できます。

Gemini for Workspace はユーザーの思考のパートナーとなり、時間の節約をお手伝いできるように設計されています。Gmail で Gemini を使えば、メールの長いスレッドをすばやく要約し、簡潔でタイムリーな返信の下書きを作成できます。また、Gemini in Google ドキュメントをタップして、記事やブログ投稿、短い広告コピーなどさまざまな文章の初稿作成を支援してもらうこともできます。さらに、作成した文書の編集を Gemini for Workspace に手伝ってもらうと、生産性向上につながります。

創造力の障壁を克服

時には、もっとインスピレーションが必要になることもあります。そこで Gemini for Workspace の出番です。 Gemini for Workspace は文書作成中のスランプ打破を助けるクリエイティブ パートナーです。また、Gemini in Google ドキュメントを使ってコンテンツを磨き上げ、アプローチに応じて、トーンやボイスを調整し、フォーマルなものにしたり、遊び心のあるものにしたりすることができます。それでもスランプから脱出できない場合には、Gemini がイマジネーションを刺激するさまざまなアイデアを提供し、ライターの脳内を再び創造力の泉で満たして、文書作成の行き詰まりから脱するよう支援します。

チームワークとコラボレーションの強化

メンバーが 1 人のチームでも、さまざまなタイムゾーンに散らばる多数のメンバーを擁するチームでも、Gemini for Workspace がコラボレーション プロセスをより包括的でシームレスなものにします。Gemini in Meet を使って、チーム全体でのビデオ会議中に自動的にメモを取り、会議終了後に参加者と共有することができます。

効果的な文書作成を支援する AI プロンプト

インバウンドのマーケティング キャンペーンの生成

たとえば、あるデジタル マーケティング マネージャーが勤務先のブログをスケールアップするため、長文の記事を書こうとしているとします。この記事は、新しいソリューションを使用するエグゼクティブに向けたベスト プラクティスに関するものです。そこで、新しい Google ドキュメントを開き、_文書作成サポート_を選択し、次のように入力します。

[ソリューション] を使用するエグゼクティブに向けたベスト プラクティスに関する長文のブログ投稿のために、説得力のあるコピーを作成してください。主なメリットとユースケースをハイライトしてください。

求人プロセスの管理

たとえば、ある求人担当者が、コンテンツ マーケティング マネージャーの緊急求人案件に関する指示を受けたとします。条件は 5 年以上の実務経験および B2B と B2C のコンテンツ制作の経験があり、ライティング サンプルのポートフォリオを提出できることです。このマネージャーは、新しい Google ドキュメントを開き、Gemini in Google ドキュメントのプロンプトで次のように指示します。

マーケティング チームに新しい役職を設けます。コンテンツ マーケティング マネージャーの職務内容について、説得力のある説明を書いてください。主な職責 [挿入] と、B2B および B2C のコンテンツ制作、5 年以上の実務経験、ライティング サンプルのポートフォリオなどの要件を強調してください。

コンテンツの作成と配信の管理

たとえば、あるブランド マネージャーの顧客の 1 社でちょうど今、首脳陣の交代が行われようとしているとします。このマネージャーは、次の時代に入る顧客企業のブランドの位置づけを形成するコンテンツを作成しなければなりません。そこで、Google ドキュメントを開き、ブログのアウトラインを開始します。_文書作成サポート_を選択して、Gemini in Google ドキュメントのプロンプトで次のように指示します。

[名前] が [役職] として [会社名] の一員となることを発表するブログのアウトラインを作成してください。[前職の会社名や役職、専門団体への参加状況など、経歴から 2～3 の詳細を共有します]

ソーシャル メディアへの投稿の作成

たとえば、あるコンテンツ マーケティング マネージャーが、ソーシャル メディア チャネルに最適化されたコンテンツの作成に重点を置いているとします。このマネージャーは、異なるオーディエンスをターゲットにしたさまざまなコンテンツのアイデアを集める必要があります。そこで、新しい Google ドキュメントを開き、_文書作成サポート_を選択して、Gemini in Google ドキュメントにプロンプトで次のように指示します。

[製品/サービス/トピック] について、[ターゲット オーディエンス] にアピールするような魅力的なソーシャル メディア向け投稿を 3 つ書いてください。各ソーシャル メディア向け投稿は 2 文に収め、[当社ウェブサイト] への訪問行動を促すフレーズを含めてください。