מייעלים תהליכי עבודה באמצעות חתימות דיגיטליות
שולחים בקשות לחתימות דיגיטליות, וכך מנהלים בקלות הסכמי ספקים, חוזים של לקוחות, החתמות של בעלי עניין ועוד – והכל בלי לצאת מ-Google Workspace.
ביצוע חתימות דיגיטליות בקלות
פותחים את סרגל הצד של החתימה הדיגיטלית
מ-Google Docs: עוברים ל'כלים' < 'חתימה דיגיטלית'.
מ-Google Drive (בטא): פותחים את קובץ ה-PDF של החוזה ב-Drive < התפריט בפינה השמאלית העליונה (שלוש נקודות במאונך) < 'חתימה דיגיטלית'.
מזינים את פרטי החתימה הדיגיטלית
מסרגל הצד של החתימה הדיגיטלית אפשר לנהל את בעלי החתימה ולבצע גרירה ושחרור של שדות במסמך. לאחר מכן, לוחצים על "בקשת חתימה דיגיטלית" כדי ליידע את בעלי החתימה.
חתימה על מסמכים
פותחים את האימייל שנקרא "בקשה לחתימה דיגיטלית במסמך [document name]". לוחצים על "חתימה" ומזינים את הפרטים.
איך אפשר להשתמש בחתימות דיגיטליות?
מייעלים את תהליכי העבודה של ניהול חוזים באמצעות שליחה, חתימה ואחסון של מגוון מסמכים ב-Google Workspace.
הסכמי ספקים
מוציאים לפועל חוזים עם ספקים ומשתמשים מחדש בקלות בתבניות חוזים.
חוזים של לקוחות
שולחים בקשות לחתימה דיגיטלית על חוזים של לקוחות ומקבלים הודעות על התקדמות התהליך.
החתמת בעלי עניין
מייעלים תהליכי החתמה של בעלי עניין פנימיים וחיצוניים.
הסכמי ספקים
מוציאים לפועל חוזים עם ספקים ומשתמשים מחדש בקלות בתבניות חוזים.
חוזים של לקוחות
שולחים בקשות לחתימה דיגיטלית על חוזים של לקוחות ומקבלים הודעות על התקדמות התהליך.
החתמת בעלי עניין
מייעלים תהליכי החתמה של בעלי עניין פנימיים וחיצוניים.
היתרונות של חתימות דיגיטליות ב-Google Workspace
שליחת בקשות לחתימה דיגיטלית תוך דקות
שולחים בקשות לחתימה דיגיטלית במהירות, רואים את הסטטוס של חתימות ממתינות וצופים בחוזים שהחתימה עליהם הושלמה.
חתימה על מסמכים מכל מקום
חותמים בקלות על חוזה רשמי היישר מהמכשיר הנייד.
יצירה וניהול בקלות של תבניות חוזים
יוצרים טיוטה של חוזה ב-Google Docs ומשתמשים בה כתבנית כדי לשלוח מספר בקשות לחתימה דיגיטלית.
שאלות נפוצות
חתימה דיגיטלית היא דרך יעילה לאסוף חתימות שניתנות לאכיפה באופן חוקי במסמכים אלקטרוניים רבים.
חתימות דיגיטליות מחייבות על פי חוק במדינות ובאזורים רבים בסוגים רבים של מסמכים, כולל בארה"ב ובאיחוד האירופי. לדוגמה, הממשל הפדרלי של ארה"ב הגדיר את תוקף החתימה הדיגיטלית בשנת 2000 באמצעות החוק Electronic Signatures in Global and National Commerce Act או בקצרה ESIGN. החוק הזה מעניק לחתימות דיגיטליות את אותו מעמד משפטי כמו של חתימות בכתב יד ברוב ההקשרים.
הכלי של Google Workspace לחתימה דיגיטלית פועל בהתאם לדרישות הכלליות לחוזים דיגיטליים שחלות במדינות ובאזורים רבים, כולל:
-
חתימות דיגיטליות פשוטות (SeS) מסוג elDAS (האיחוד האירופי)
-
ESIGN Act 2000 (ארצות הברית)
הכלי נבנה על התשתית הנפוצה של Google Workspace שפועלת בהתאם למספר תקנים וחוקים כלליים בנושאי אבטחה ונתונים, כמו
הכלי לחתימה דיגיטלית של Google Workspace יהיה זמין ללא תשלום למשתמשים בתוכנית Google Workspace Individual. בחודשים הקרובים נשיק אפשרות לחתימה דיגיטלית בתוכניות נוספות של Google Workspace.
הערה: האפשרות לבקש חתימה דיגיטלית מתוך PDF ב-Google Drive נמצאת כרגע בשלב הבטא. סגרנו את ההרשמה לגרסת הבטא הזאת.
משתמשים שעומדים בדרישות יכולים לפעול לפי השלבים הבאים כדי לשלוח בקשה לחתימה דיגיטלית:
מ-Google Docs: עוברים ל'כלים' < 'חתימה דיגיטלית'.
מ-Google Drive (בטא): פותחים את קובץ ה-PDF של החוזה ב-Drive < התפריט בפינה השמאלית העליונה (שלוש נקודות במאונך) < 'חתימה דיגיטלית'.
הוראות מפורטות מופיעות
כן. הכלי לחתימה דיגיטלית של Google משתמש באישורים שהונפקו על ידי רשות אישורים שנכללת בתוכנית